Die Zukunft mit digi­ta­len Eigentümerversammlungen 

2020 hat uns gezeigt, wie sehr die Durch­führ­bar­keit von Ver­samm­lun­gen und Zusam­men­künf­ten von der Digi­ta­li­sie­rung abhängt. Dabei sind digi­ta­le Ver­an­stal­tun­gen weit­aus prak­ti­scher, als kon­ven­tio­nel­le WEG-Ver­samm­lun­gen – und gleich­zei­tig in der Lage, alle Eigen­tü­mer mit­hil­fe hybri­der Ver­samm­lun­gen zufrie­den­zu­stel­len. Mit der WEG-Reform vom 1. Dezem­ber 2020 wur­den schluss­end­lich auch die recht­li­chen Vor­aus­set­zun­gen für die Ver­wal­ter geschaffen.

Vie­le Immo­bi­li­en­ver­wal­tun­gen sträub­ten sich bis zum Schluss vor digi­ta­li­sier­ten Arbeits­pro­zes­sen, mobi­lem Arbei­ten und VPN-Zugän­gen, doch ein bal­di­ges Ende der Coro­na-Vor­schrif­ten ist der­zeit noch nicht abseh­bar. Zur gro­ßen Her­aus­for­de­rung wur­de ins­be­son­de­re eine ganz bestimm­te Ver­wal­ter­pflicht: Die jähr­li­che Eigen­tü­mer­ver­samm­lung. Mit der WEG-Reform wur­de nun offi­zi­ell der Weg für digi­ta­le Zusam­men­künf­te freigemacht.

Die ent­schei­den­de Ergän­zung erfolg­te im § 23 Abs. (1) der WEG, die besagt, dass die Woh­nungs­ei­gen­tü­mer durch einen gemein­sa­men Beschluss an der Ver­samm­lung „auch ohne Anwe­sen­heit an des­sen Ort teil­neh­men“ dür­fen und dabei ihre Rech­te „ganz oder teil­wei­se im Wege elek­tro­ni­scher Kom­mu­ni­ka­ti­on aus­üben kön­nen“. Damit ver­passt der Eigen­tü­mer selbst im Urlaub kei­ne wich­ti­gen Abstim­mun­gen mehr.

Das Video-Kon­fe­renz-Tool

Not­wen­dig ist dafür ein mit wei­te­ren Funk­tio­nen aus­ge­stat­te­tes, maß­ge­schnei­der­tes Video-Kon­fe­renz-Tool, das eine digi­ta­le Woh­nungs­ei­gen­tü­mer­ver­samm­lung ange­neh­mer gestal­tet. Dazu zäh­len bei­spiels­wei­se auch die Tages­ord­nungs­punk­te, die vom Ver­wal­ter digi­tal erfasst und bear­bei­tet wer­den kön­nen und von den Kon­fe­renz­teil­neh­mern ein­seh­bar sind. Die Mög­lich­keit der Worter­tei­lung ist in den meis­ten ande­ren Kon­fe­renz-Tools bereits ent­hal­ten und kann einen kla­ren und struk­tu­rier­ten Ablauf der WEG-Ver­samm­lung unter­stüt­zen. Streit­po­ten­zia­le ver­rin­gern sich und Ver­samm­lun­gen wer­den auch dank der Berech­nungs­funk­tio­nen sach­li­cher, deut­lich schnel­ler und pro­fes­sio­nel­ler. Im Vor­feld muss ledig­lich geklärt wer­den, nach wel­chem der drei Abstim­mungs­prin­zi­pi­en — Kopf­stimm­recht, Wert­stimm­recht oder Objekt­stimm­recht — das Ergeb­nis berech­net wer­den soll. Not­wen­di­ge Mit­ei­gen­tü­mer­an­tei­le kön­nen dafür eben­falls aus dem ERP-Sys­tem her­aus­ge­zo­gen werden.

Beden­ken zur Nicht­öf­fent­lich­keit wer­den fol­gen­der­ma­ßen zer­streut: Ver­wal­ter wei­sen ihre Eigen­tü­mer dar­auf hin, wäh­rend ihrer Teil­nah­me einen geeig­ne­ten Ort auf­zu­su­chen, ihre Zutritts­be­rech­ti­gung nicht an Drit­te wei­ter­zu­ge­ben und die Ver­samm­lung nicht auf­zu­zeich­nen. Damit wer­den die Teil­neh­mer für die Sicher­stel­lung der Geschlos­sen­heit ver­ant­wort­lich gemacht, die im Fal­le einer Miss­ach­tung ent­spre­chen­de Kon­se­quen­zen nach sich zieht.

Das Video-Kon­fe­renz-Tool

Not­wen­dig ist dafür ein mit wei­te­ren Funk­tio­nen aus­ge­stat­te­tes, maß­ge­schnei­der­tes Video-Kon­fe­renz-Tool, das eine digi­ta­le Woh­nungs­ei­gen­tü­mer­ver­samm­lung ange­neh­mer gestal­tet. Dazu zäh­len bei­spiels­wei­se auch die Tages­ord­nungs­punk­te, die vom Ver­wal­ter digi­tal erfasst und bear­bei­tet wer­den kön­nen und von den Kon­fe­renz­teil­neh­mern ein­seh­bar sind. Die Mög­lich­keit der Worter­tei­lung ist in den meis­ten ande­ren Kon­fe­renz-Tools bereits ent­hal­ten und kann einen kla­ren und struk­tu­rier­ten Ablauf der WEG-Ver­samm­lung unter­stüt­zen. Streit­po­ten­zia­le ver­rin­gern sich und Ver­samm­lun­gen wer­den auch dank der Berech­nungs­funk­tio­nen sach­li­cher, deut­lich schnel­ler und pro­fes­sio­nel­ler. Im Vor­feld muss ledig­lich geklärt wer­den, nach wel­chem der drei Abstim­mungs­prin­zi­pi­en — Kopf­stimm­recht, Wert­stimm­recht oder Objekt­stimm­recht — das Ergeb­nis berech­net wer­den soll. Not­wen­di­ge Mit­ei­gen­tü­mer­an­tei­le kön­nen dafür eben­falls aus dem ERP-Sys­tem her­aus­ge­zo­gen werden.

Beden­ken zur Nicht­öf­fent­lich­keit wer­den fol­gen­der­ma­ßen zer­streut: Ver­wal­ter wei­sen ihre Eigen­tü­mer dar­auf hin, wäh­rend ihrer Teil­nah­me einen geeig­ne­ten Ort auf­zu­su­chen, ihre Zutritts­be­rech­ti­gung nicht an Drit­te wei­ter­zu­ge­ben und die Ver­samm­lung nicht auf­zu­zeich­nen. Damit wer­den die Teil­neh­mer für die Sicher­stel­lung der Geschlos­sen­heit ver­ant­wort­lich gemacht, die im Fal­le einer Miss­ach­tung ent­spre­chen­de Kon­se­quen­zen nach sich zieht.

Anbin­dung an eine offe­ne digi­ta­le Plattform

Noch effi­zi­en­ter geht es, wenn die Ver­wal­tung bereits mit einer offe­nen digi­ta­len Platt­form arbei­tet, wie die der faci­lioo GmbH. Ver­wal­ter müs­sen ihre Daten nicht erneut im Video-Kon­fe­renz-Tool hin­ter­le­gen und kön­nen gleich­zei­tig den Medi­en­bruch umge­hen. Wählt der Ver­wal­ter in faci­lioo ein Objekt aus, wird die ein­mal ange­leg­te Eigen­tü­mer­lis­te direkt in die Video-Kon­fe­renz über­nom­men. faci­lioo über­nimmt aus der Ver­wal­ter­soft­ware auch Abstim­mungs­prin­zi­pen in die Vor­ein­stel­lun­gen der Video-Kon­fe­renz. Kam es in der Ver­samm­lung zu erfolg­rei­chen Abstim­mun­gen, kön­nen dar­aus Vor­gän­ge gene­riert wer­den und alle Betei­lig­ten erhal­ten zum aktu­el­len Stand der Instand­hal­tungs­maß­nah­men voll­au­to­ma­ti­siert eine Push-Notification.

Hybri­de Veranstaltungen

Grund­sätz­lich ist der Ver­wal­ter dazu ver­pflich­tet, die Eigen­tü­mer­ver­samm­lung in prä­sen­ter Form zu ermög­li­chen. Die­se Vor­schrift wird sich höchst­wahr­schein­lich selbst in dem Fall nicht ändern, dass die bestehen­den Coro­na-Beschrän­kun­gen zukünf­tig noch ver­schärft wer­den. Zudem muss all jenen Eigen­tü­mern bzw. Bei­rats­mit­glie­dern, die nicht über die ent­spre­chen­de tech­ni­sche Aus­stat­tung ver­fü­gen, die Teil­nah­me an der Ver­samm­lung ermög­licht wer­den. Fremd­ver­wal­tern wird die Situa­ti­on erleich­tert, wenn sie ihre Eigen­tü­mer bezüg­lich einer mög­li­chen online-Ver­an­stal­tung bereits im Vor­feld abstim­men las­sen. Somit lässt sich die Anzahl der per­sön­lich anwe­sen­den Per­so­nen redu­zie­ren und klei­ne­re Ver­samm­lungs­räu­me oder auch die Ver­wal­tungs­räum­lich­kei­ten wer­den zu geeig­ne­ten Veranstaltungsorten.

Mit einem Moni­tor oder Pro­jek­tor kön­nen anwe­sen­de Eigen­tü­mer den Ablauf genau ver­fol­gen. Der Ver­wal­ter trägt die Stimm­ab­ga­ben im Namen der anwe­sen­den Eigen­tü­mer in das Sys­tem ein und ver­voll­stän­digt damit die Abstim­mung, die auch in der hybri­den Ver­samm­lung auto­ma­ti­siert erfolgt.

Hybri­de Veranstaltungen

Grund­sätz­lich ist der Ver­wal­ter dazu ver­pflich­tet, die Eigen­tü­mer­ver­samm­lung in prä­sen­ter Form zu ermög­li­chen. Die­se Vor­schrift wird sich höchst­wahr­schein­lich selbst in dem Fall nicht ändern, dass die bestehen­den Coro­na-Beschrän­kun­gen zukünf­tig noch ver­schärft wer­den. Zudem muss all jenen Eigen­tü­mern bzw. Bei­rats­mit­glie­dern, die nicht über die ent­spre­chen­de tech­ni­sche Aus­stat­tung ver­fü­gen, die Teil­nah­me an der Ver­samm­lung ermög­licht wer­den. Fremd­ver­wal­tern wird die Situa­ti­on erleich­tert, wenn sie ihre Eigen­tü­mer bezüg­lich einer mög­li­chen online-Ver­an­stal­tung bereits im Vor­feld abstim­men las­sen. Somit lässt sich die Anzahl der per­sön­lich anwe­sen­den Per­so­nen redu­zie­ren und klei­ne­re Ver­samm­lungs­räu­me oder auch die Ver­wal­tungs­räum­lich­kei­ten wer­den zu geeig­ne­ten Veranstaltungsorten.

Mit einem Moni­tor oder Pro­jek­tor kön­nen anwe­sen­de Eigen­tü­mer den Ablauf genau ver­fol­gen. Der Ver­wal­ter trägt die Stimm­ab­ga­ben im Namen der anwe­sen­den Eigen­tü­mer in das Sys­tem ein und ver­voll­stän­digt damit die Abstim­mung, die auch in der hybri­den Ver­samm­lung auto­ma­ti­siert erfolgt.

Pro­to­koll­pflicht digi­tal schnel­ler erfüllen

Die digi­ta­le Eigen­tü­mer­ver­samm­lung bringt eben­falls Vor­tei­le für die Doku­men­ta­ti­on des Ver­samm­lungs­ab­laufs mit sich. Para­graph 24 Abs. (6) WEG besagt, dass „unver­züg­lich eine Nie­der­schrift“ zu den gefass­ten Beschlüs­sen vor­zu­neh­men ist. Wur­den die Beschlüs­se digi­tal abge­stimmt, lässt sich mit weni­gen Klicks ein Pro­to­koll erstel­len, wel­ches voll­au­to­ma­ti­siert alle Tages­ord­nungs­punk­te, Abstim­mungs­er­geb­nis­se und wei­te­re Daten auf­nimmt. Anschlie­ßend muss das Pro­to­koll nur noch von den Par­tei­en unter­schrie­ben werden.

Text­form statt Schriftform 

Neben der eigent­li­chen Ver­än­de­rung im § 23 WEG, erfolg­ten in § 24 Abs. (2) und Abs. (4) wei­te­re Anpas­sun­gen. Die Ein­be­ru­fung zur Ver­samm­lung war bis vor Kur­zem nur in der Schrift­form zuläs­sig. Infol­ge der WEG-Reform reicht bereits die Text­form, die ledig­lich die Per­son nament­lich nen­nen muss, wel­che zur Ver­samm­lung ein­lädt und bedarf weder der eigen­hän­di­gen Unter­schrift noch einer elek­tro­ni­schen Signa­tur. Damit eröff­nen sich für Ver­wal­ter wei­te­re Mög­lich­kei­ten der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on, die zukünf­tig auch über E Mail, SMS, Whats­App und Face­book-Mes­sen­ger oder über einer Misch­form erfol­gen kann.

Die Text­form wur­de eben­falls für Umlauf­be­schlüs­sen gültig.

Text­form statt Schriftform 

Neben der eigent­li­chen Ver­än­de­rung im § 23 WEG, erfolg­ten in § 24 Abs. (2) und Abs. (4) wei­te­re Anpas­sun­gen. Die Ein­be­ru­fung zur Ver­samm­lung war bis vor Kur­zem nur in der Schrift­form zuläs­sig. Infol­ge der WEG-Reform reicht bereits die Text­form, die ledig­lich die Per­son nament­lich nen­nen muss, wel­che zur Ver­samm­lung ein­lädt und bedarf weder der eigen­hän­di­gen Unter­schrift noch einer elek­tro­ni­schen Signa­tur. Damit eröff­nen sich für Ver­wal­ter wei­te­re Mög­lich­kei­ten der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on, die zukünf­tig auch über E Mail, SMS, Whats­App und Face­book-Mes­sen­ger oder über einer Misch­form erfol­gen kann.

Die Text­form wur­de eben­falls für Umlauf­be­schlüs­sen gültig.

Quel­len

1. Bun­des­mi­nis­te­ri­um für Jus­tiz und Ver­brau­cher­schutz: hier kli­cken

2. ebd. ist ein Link zum Down­load der Infor­ma­ti­ons­bro­schü­re ent­hal­ten: hier kli­cken

Para­gra­phen zur digi­ta­len Eigentümerversammlung

§ 23 Abs. (1) Satz 2:
Die Woh­nungs­ei­gen­tü­mer kön­nen beschlie­ßen, dass Woh­nungs­ei­gen­tü­mer an der Ver­samm­lung auch ohne Anwe­sen­heit an des­sen Ort teil­neh­men und sämt­li­che oder ein­zel­ne ihrer Rech­te ganz oder teil­wei­se im Wege elek­tro­ni­scher Kom­mu­ni­ka­ti­on aus­üben können.

§ 23 Abs. (3) Satz 1:
Auch ohne Ver­samm­lung ist ein Beschluss gül­tig, wenn alle Woh­nungs­ei­gen­tü­mer ihre Zustim­mung zu die­sem Beschluss in Text­form erklären.

§ 24 Abs. (1):
Die Ver­samm­lung der Woh­nungs­ei­gen­tü­mer wird von dem Ver­wal­ter min­des­tens ein­mal im Jah­re ein­be­ru­fen.

§ 24 Abs. (6) Satz 1 und 2:
Über die in der Ver­samm­lung gefass­ten Beschlüs­se ist unver­züg­lich eine Nie­der­schrift auf­zu­neh­men. Die Nie­der­schrift ist von dem Vor­sit­zen­den und einem Woh­nungs­ei­gen­tü­mer und, falls ein Ver­wal­tungs­bei­rat bestellt ist, auch von des­sen Vor­sit­zen­den oder sei­nem Ver­tre­ter zu unter­schrei­ben.

§ 24 Abs. (2) + (4) Satz 1:
Die Ver­samm­lung der Woh­nungs­ei­gen­tü­mer muss von dem Ver­wal­ter in den durch Ver­ein­ba­rung der Woh­nungs­ei­gen­tü­mer bestimm­ten Fäl­len, im Übri­gen dann ein­be­ru­fen wer­den, wenn dies in Text­form unter Anga­be des Zwecks und der Grün­de von mehr als einem Vier­tel der Woh­nungs­ei­gen­tü­mer ver­langt wird.

Die Ein­be­ru­fung erfolgt in Text­form.

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