Der Ver­wal­ter und das Coronavirus

8 Maß­nah­men, die Haus­ver­wal­tern in Pan­de­mie­zei­ten hel­fen können

Der Verwalter und das Corona-Virus

Lese­dau­er: ~ 4 Minuten.

Deutsch­land befin­det sich bereits im zwei­ten gro­ßen Lock­down zur Bekämp­fung von SARS-CoV‑2. Nicht nur im pri­va­ten Bereich erge­ben sich dar­aus teils erheb­li­che Ver­än­de­run­gen, auch im Berufs­le­ben sind die Maß­nah­men zur Ein­däm­mung des Virus mit Ein­schrän­kun­gen verbunden.

Aus Infek­ti­ons­schutz­grün­den haben vie­le Unter­neh­men ihre Ange­stell­ten bereits ins Home-Office geschickt. Spä­tes­tens mit der Sars-CoV-2-Arbeits­schutz­ver­ord­nung von Bun­des­ar­beits­mi­nis­ter Huber­tus Heil müs­sen Unter­neh­men Beschäf­tig­ten von Büro­ar­beit anbie­ten, ihren Job von zu Hau­se aus erle­di­gen zu kön­nen, sofern kei­ne zwin­gen­den betriebs­be­ding­ten Grün­de dage­gen­spre­chen. Wer das nicht tut, muss mit Stra­fen rechnen.

Immo­bi­li­en­un­ter­neh­men, die auf mobi­les Arbei­ten schlecht bzw. unzu­rei­chend vor­be­rei­tet sind oder bei denen bestimm­te Arbeits­schrit­te in Zei­ten von Kon­takt­be­schrän­kun­gen kaum funk­tio­nie­ren, lie­gen klar im Nachteil.

Für den erfolg­rei­chen (und siche­ren) Betrieb Ihrer Immobilien

Im Fol­gen­den zei­gen wir Ihnen anhand von 8 Maß­nah­men, wie Sie als Haus­ver­wal­tung auch zu Pan­de­mie­zei­ten Ihre Immo­bi­li­en sicher und effi­zi­ent ver­wal­ten kön­nen. So kön­nen Sie im Hand­um­dre­hen prü­fen, wel­che Maß­nah­men bereits auf Ihre Ver­wal­tung zutref­fen und wel­che Tipps Ihnen zusätz­lich hel­fen könnten:

1. Zu den effek­tivs­ten Maß­nah­men im Büro gehört die Kom­bi­na­ti­on der gän­gi­gen Vorsorge-Maßnahmen

Ist der Wech­sel ins Home­of­fice nicht mög­lich bzw. lässt sich die Anwe­sen­heit im Büro nicht gänz­lich ver­mei­den, ist wei­ter­hin das regel­mä­ßi­ge Waschen und Des­in­fi­zie­ren der Hän­de, das Tra­gen einer Mund-Nasen-Bede­ckun­gen und der Min­dest­ab­stand von 1,5m drin­gend einzuhalten.

Da davon aus­ge­gan­gen wer­den muss, dass das Coro­na­vi­rus auch über Aero­so­le über­tra­gen wer­den kann, soll­ten Büro­räu­me, in denen sich meh­re­re Men­schen auf­hal­ten, regel­mä­ßig gelüf­tet wer­den — auch in der kal­ten Jah­res­zeit. Durch Lüf­ten wird die Kon­zen­tra­ti­on von poten­zi­ell in der Luft vor­han­de­nen erre­ger­hal­ti­gen Tröpf­chen redu­ziert und die CO2-Kon­zen­tra­ti­on auf einem opti­ma­len Niveau gehal­ten. Mit dem kos­ten­lo­sen CO2-Timern von der DGUV für Smart­pho­nes kön­nen sich Nut­zer an das regel­mä­ßi­ge Lüf­ten erin­nern lassen.

  • Auf Mund-Nasen-Bede­ckun­gen achten
  • Regel­mä­ßig Hän­de waschen und desinfizieren
  • Hygie­ne­re­geln beachten
  • Nicht mit erkenn­ba­ren Sym­pto­men zur Arbeit gehen
  • Min­dest­ab­stand von 1,5 m einhalten
  • CO2-Timer instal­lie­ren
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2. Wenig Kon­takt bedeu­tet mehr Sicher­heit – mit digi­ta­len Kommunikations-Tools

Mini­ma­ler direk­ter Kon­takt zu ande­ren Men­schen ist eines der wirk­sams­ten Mit­tel, um sich vor einer Infek­ti­on zu schüt­zen. In der Arbeits­welt hat in den letz­ten Mona­ten bereits ein Umden­ken ein­ge­setzt, um den Kon­takt zwi­schen Beschäf­tig­ten unter­ein­an­der wei­test­ge­hend zu redu­zie­ren. „Für wel­che Tätig­kei­ten muss ich noch ins Büro? Könn­te das geplan­te Mee­ting nicht auch als Tele­fon­kon­fe­renz durch­ge­führt wer­den? Wie kön­nen Schicht­plä­ne ent­spre­chend gestal­tet und damit unnö­ti­ge Kon­tak­te ver­mei­det werden?”

Noch ist nicht jedes Unter­neh­men opti­mal für das orts­un­ab­hän­gi­ge Arbei­ten aus­ge­rüs­tet. Oft­mals liegt es am Bud­get oder der feh­len­den Infra­struk­tur, um Mit­ar­bei­ter der Haus­ver­wal­tung ins Home­of­fice zu schicken.

Sofern das Unter­neh­men noch kein ein­heit­li­ches inter­nes Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Tool nutzt, ist die Fest­le­gung auf einen Mes­sen­ger rat­sam. Damit wird sicher­ge­stellt, dass Infor­ma­tio­nen schnell aus­ge­tauscht wer­den kön­nen, ohne den Post­ein­gang zusätz­lich zu belasten.

  • Whats­App, Slack oder einen ande­ren Mes­sen­ger einführen
  • Ver­schie­de­ne „Grup­pen“ oder „Chan­nels“ für unter­schied­li­che The­men ein­rich­ten, um das Navi­gie­ren zu erleichtern

3. Mit digi­ta­lem Doku­men­ten­ma­nage­ment das Über­tra­gungs­ri­si­ko minimieren

Papier­lo­ses Arbei­ten schont nicht nur die Umwelt, son­dern redu­ziert auch das Über­tra­gungs­ri­si­ko. Die Anga­ben zur Über­le­bens­fä­hig­keit von Coro­na­vi­ren auf ver­schie­de­nen Ober­flä­chen schwan­ken. Um Papier­sta­pel und Ord­ner­an­samm­lun­gen zu redu­zie­ren und mög­lichst weni­ge Doku­men­te in der Beleg­schaft zir­ku­lie­ren zu las­sen, kann auf digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment gesetzt wer­den, wie bei­spiels­wei­se das von etg24. Es bie­tet für Ver­wal­ter und exter­ne Part­ner einen siche­ren und orts­un­ab­hän­gi­gen Ein­blick in Unterlagen.

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4. „Coro­na-Aus­stat­tung“ im Büro und mög­lichst digi­tal zusammenkommen

Restau­rants, Fri­seur­sa­lons und ande­re Ein­rich­tun­gen nut­zen Trenn- und Schutz­wän­de, um auf engem Raum best­mög­li­chen Schutz für Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter zu bie­ten. Ist es Ihnen nicht mög­lich, sämt­li­che Büro­flä­chen ent­spre­chend aus­zu­stat­ten, soll­ten die­se Schutz­maß­nah­men zwin­gend für Bespre­chungs- und Pau­sen­räu­me umge­setzt wer­den. Alter­na­tiv kön­nen Sie Bespre­chun­gen per Video­kon­fe­renz abhal­ten, unab­hän­gig davon, ob der Mit­ar­bei­ter dar­an von Zuhau­se aus teil­nimmt oder im Raum neben­an sitzt. Funk­tio­na­le Head­sets kön­nen die digi­ta­le Zusam­men­kunft deut­lich ange­neh­mer gestalten.

  • Trenn­wän­de für Bespre­chungs- und Pau­sen­räu­me auf­stel­len oder
  • Bespre­chun­gen via Video­kon­fe­renz abhalten

5. Effi­zi­ent (weiter)arbeiten dank offe­ner digi­ta­ler Plattform

Unab­hän­gig davon, ob Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen auf­grund von Qua­ran­tä­nean­ord­nun­gen aus­fal­len oder aus Krank­heits­grün­den für län­ge­re Zeit nicht arbei­ten kön­nen: der Aus­fall von Mit­ar­bei­tern ver­lang­samt bzw. stoppt die wei­te­re Bear­bei­tung von Instand­hal­tungs­maß­nah­men. Mit der digi­ta­len Platt­form von faci­lioo haben Sie zu jedem ange­leg­ten Vor­gang eine kla­re Ver­laufs­do­ku­men­ta­ti­on, die berech­tig­ten Nut­zern jeder­zeit einen schnel­len Über­blick zum aktu­el­len Stand der Instand­hal­tungs­maß­nah­me ver­schafft. Die wei­te­re Bear­bei­tung wird somit auch im Krank­heits­fall gewähr­leis­tet. Die digi­ta­le Abbil­dung der Ver­laufs­ein­trä­ge, auf die jeder­zeit zuge­grif­fen wer­den kann, beinhal­tet zudem alle not­wen­di­gen Doku­men­te und Bilder.

  • Kla­re Ver­laufs­do­ku­men­ta­ti­on ermög­licht, dass Ein­hei­ten erkrank­ter bzw. abwe­sen­der Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen über­nom­men wer­den können
  • Die digi­ta­le Platt­form von faci­lioo bie­tet orts­un­ab­hän­gi­ge Ein­sicht in Instandhaltungsmaßnahmen

6. Digi­ta­le Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen: Las­sen Sie Ihre Eigen­tü­mer nicht hängen!

Als Haus­ver­wal­ter Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen zu orga­ni­sie­ren, stellt mit­un­ter an sich schon eine Her­aus­for­de­rung dar. Zusätz­li­che Abstand­re­geln und Teil­neh­mer­lis­ten füh­ren dazu, dass Ver­samm­lun­gen auf­grund des Mehr­auf­wan­des (z.B. bei der Suche nach geeig­ne­ten Ver­samm­lungs­räu­men) nicht statt­fin­den kön­nen. Doch auch hier gibt es ein­fa­che Lösun­gen, die Ver­wal­tern und Eigen­tü­mern glei­cher­ma­ßen zugu­te­kom­men: NEOVE zeigt, wie Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen auch ein­fach digi­tal statt­fin­den kön­nen und bie­tet die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen, damit auch Abstim­mun­gen per Video­kon­fe­renz mög­lich sind.

7. Digi­ta­le Haus­aus­hän­ge: Infor­mie­ren Sie Ihre Mie­ter wei­ter­hin – ohne zusätz­li­chen Mehraufwand

Die Anschaf­fung von digi­ta­len Haus­aus­hän­gen ist zumeist mit reich­li­chen Über­le­gun­gen ver­bun­den und nicht für jede Haus­ver­wal­tung auch wirk­lich sinn­voll. Wird die Inves­ti­ti­on für Ihr Unter­neh­men in Erwä­gung gezo­gen, spricht gera­de inmit­ten der Pan­de­mie vie­les dafür.

Die Infor­ma­ti­ons­la­ge zu Covid-19 ändert sich regel­mä­ßig und damit auch die Arbeit Ihrer Haus­ver­wal­tung. Infor­ma­tio­nen zu ver­än­der­ten Öff­nungs­zei­ten, Schlie­ßun­gen von Ser­vice-Ein­rich­tun­gen oder Not­fall-Hot­lines müs­sen Ihren Mie­tern schnellst­mög­lich und aktu­ell zur Ver­fü­gung ste­hen. Zudem redu­ziert sich die Zeit für ope­ra­ti­ve Tätig­kei­ten, wie das Aus­dru­cken und Anbrin­gen von Zet­teln, die bei einem digi­ta­len Haus­aus­hang weg­fal­len. Auch die Aktua­li­sie­rung der Infor­ma­tio­nen ist bei einem digi­ta­len Aus­hang deut­lich schnel­ler und ohne Kon­tak­te möglich.

  • Digi­ta­le Haus­aus­hän­ge wie z.B. von faci­lioo

8. Kon­takt­lo­ser Zutritt für Handwerker

Eini­ge Auf­ga­ben kön­nen nicht digi­tal durch­ge­führt wer­den, wie bei­spiels­wei­se eine Scha­dens­be­he­bung an der Immo­bi­lie, für die der Hand­wer­ker Zutritt in das Objekt benö­tigt. Was aller­dings kon­takt­los erfol­gen kann, ist der Zutritt an sich. Digi­ta­le Schließ­sys­te­me, wie das von Nuki kön­nen inner­halb eines vom Ver­wal­ter fest­ge­leg­ten Zeit­rau­mes, schlüs­sel­los geöff­net wer­den. Damit brau­chen Hand­wer­ker nicht mehr umständ­lich Schlüs­sel abzu­ho­len und zurück­zu­brin­gen, was das Schlüs­sel­ma­nage­ment redu­ziert und kei­nen per­sön­li­chen Kon­takt zum Ver­wal­ter mehr erfor­dert. Unter­schied­li­che Aus­füh­run­gen von Schlüs­sel­tre­so­ren, wahl­wei­se mit Codes, Chips oder Fern­steue­rung aus­ge­stat­tet, kön­nen eben­falls in Betracht gezo­gen wer­den und brin­gen die­sel­ben Vor­tei­le mit sich.

  • Digi­ta­le Schließ­sys­te­me von z.B. Nuki nut­zen oder
  • Schlüs­sel­tre­so­re aus­ge­stat­tet mit Codes, Chips oder Fernsteuerung

Wohin die Rei­se als Haus­ver­wal­tung durch das Coro­na­vi­rus geht:

Covid-19 treibt die Digi­ta­li­sie­rung in der Immo­bi­li­en­bran­che wei­ter an und lässt den Wunsch nach einer ganz­heit­li­chen Lösung lau­ter wer­den. Die digi­ta­le Platt­form von faci­lioo bil­det nicht nur die Arbeits­schrit­te der Instand­hal­tung und des Betriebs einer Immo­bi­lie ab, als offe­nes Sys­tem ist faci­lioo in der Lage, wei­te­re Betei­lig­te und Part­ner ein­zu­bin­den. Digi­ta­le Haus­aus­hän­ge und Schließ­sys­te­me wer­den auch auf der offe­nen Platt­form für Immo­bi­li­en­ver­wal­tun­gen abge­bil­det und gesteu­ert. Über die Cloud-Tech­no­lo­gie sind all Ihre Daten jeder­zeit und orts­un­ab­hän­gig für Sie verfügbar.

Waren die­se Infor­ma­tio­nen für Sie hilf­reich? Berich­ten Sie von Ihren Erfah­run­gen, die Sie als Immo­bi­li­en­ver­wal­ter unter dem Ein­fluss von Covid-19 gemacht haben, wel­che Maß­nah­men Sie bereits umge­setzt haben oder wel­che noch in Pla­nung sind.

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Zu faci­lioo, der offe­nen Platt­form für Immobilienverwaltungen:

faci­lioo ist eine offe­ne digi­ta­le Platt­form, die alle Pro­zes­se rund um die Bewirt­schaf­tung einer Immo­bi­lie abbil­det und ver­ein­facht. Sie steht allen Dienst­leis­tun­gen und Ser­vices offen gegen­über und schließt damit die Lücke eines stan­dar­di­sier­ten und ska­lier­ba­ren Pro­zes­ses sowie Ser­vice­an­ge­bo­tes im Immo­bi­li­en­be­reich. Sie dient als Erwei­te­rung zum vor­han­de­nen ERP-Sys­tem und wird fort­lau­fend, am Markt ori­en­tie­rend, weiterentwickelt.