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Der Verwalter und das Coronavirus

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8 Maßnahmen, die Hausverwaltern in Pandemiezeiten helfen können

Deutschland befindet sich bereits im zweiten großen Lockdown zur Bekämpfung von SARS-CoV‑2. Nicht nur im privaten Bereich ergeben sich daraus teils erhebliche Veränderungen, auch im Berufsleben sind die Maßnahmen zur Eindämmung des Virus mit Einschränkungen verbunden.

Aus Infektionsschutzgründen haben viele Unternehmen ihre Angestellten bereits ins Home-Office geschickt. Spätestens mit der Sars-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung von Bundesarbeitsminister Hubertus Heil müssen Unternehmen Beschäftigten von Büroarbeit anbieten, ihren Job von zu Hause aus erledigen zu können, sofern keine zwingenden betriebsbedingten Gründe dagegensprechen. Wer das nicht tut, muss mit Strafen rechnen.

Immobilienunternehmen, die auf mobiles Arbeiten schlecht bzw. unzureichend vorbereitet sind oder bei denen bestimmte Arbeitsschritte in Zeiten von Kontaktbeschränkungen kaum funktionieren, liegen klar im Nachteil.

Für den erfolgreichen (und sicheren) Betrieb Ihrer Immobilien

Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand von 8 Maßnahmen, wie Sie als Hausverwaltung auch zu Pandemiezeiten Ihre Immobilien sicher und effizient verwalten können. So können Sie im Handumdrehen prüfen, welche Maßnahmen bereits auf Ihre Verwaltung zutreffen und welche Tipps Ihnen zusätzlich helfen könnten:

1. Zu den effektivsten Maßnahmen im Büro gehört die Kombination der gängigen Vorsorge-Maßnahmen

Ist der Wechsel ins Homeoffice nicht möglich bzw. lässt sich die Anwesenheit im Büro nicht gänzlich vermeiden, ist weiterhin das regelmäßige Waschen und Desinfizieren der Hände, das Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckungen und der Mindestabstand von 1,5 m dringend einzuhalten.

Da davon ausgegangen werden muss, dass das Coronavirus auch über Aerosole übertragen werden kann, sollten Büroräume, in denen sich mehrere Menschen aufhalten, regelmäßig gelüftet werden — auch in der kalten Jahreszeit. Durch Lüften wird die Konzentration von potenziell in der Luft vorhandenen erregerhaltigen Tröpfchen reduziert und die CO2-Konzentration auf einem optimalen Niveau gehalten. Mit dem kostenlosen CO2-Timer von der DGUV für Smartphones können sich Nutzer an das regelmäßige Lüften erinnern lassen.

  • Auf Mund-Nasen-Bedeckungen achten
  • Regelmäßig Hände waschen und desinfizieren
  • Hygieneregeln beachten
  • Nicht mit erkennbaren Symptomen zur Arbeit gehen
  • Mindestabstand von 1,5 m einhalten
  • CO2-Timer installieren CO₂-Konzentration

2. Wenig Kontakt bedeutet mehr Sicherheit – mit digitalen Kommunikations-Tools

Minimaler direkter Kontakt zu anderen Menschen ist eines der wirksamsten Mittel, um sich vor einer Infektion zu schützen. In der Arbeitswelt hat in den letzten Monaten bereits ein Umdenken eingesetzt, um den Kontakt zwischen Beschäftigten untereinander weitestgehend zu reduzieren. „Für welche Tätigkeiten muss ich noch ins Büro? Könnte das geplante Meeting nicht auch als Telefonkonferenz durchgeführt werden? Wie können Schichtpläne entsprechend gestaltet und damit unnötige Kontakte vermeidet werden?”

Noch ist nicht jedes Unternehmen optimal für das ortsunabhängige Arbeiten ausgerüstet. Oftmals liegt es am Budget oder der fehlenden Infrastruktur, um Mitarbeiter der Hausverwaltung ins Homeoffice zu schicken.

Sofern das Unternehmen noch kein einheitliches internes Kommunikations-Tool nutzt, ist die Festlegung auf einen Messenger ratsam. Damit wird sichergestellt, dass Informationen schnell ausgetauscht werden können, ohne den Posteingang zusätzlich zu belasten.

  • WhatsApp, Slack oder einen anderen Messenger einführen
  • Verschiedene „Gruppen“ oder „Channels“ für unterschiedliche Themen einrichten, um das Navigieren zu erleichtern

3. Mit digitalem Dokumentenmanagement das Übertragungsrisiko minimieren

Papierloses Arbeiten schont nicht nur die Umwelt, sondern reduziert auch das Übertragungsrisiko. Die Angaben zur Überlebensfähigkeit von Coronaviren auf verschiedenen Oberflächen schwanken. Um Papierstapel und Ordneransammlungen zu reduzieren und möglichst wenige Dokumente in der Belegschaft zirkulieren zu lassen, kann auf digitales Dokumentenmanagement gesetzt werden, wie beispielsweise das von etg24. Es bietet für Verwalter und externe Partner einen sicheren und ortsunabhängigen Einblick in Unterlagen.

  • Stellen Sie wichtige Dokumente digital zur Verfügung oder
  • Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement, wie das von etg24

4. „Corona-Ausstattung“ im Büro und möglichst digital zusammenkommen

Restaurants, Friseursalons und andere Einrichtungen nutzen Trenn- und Schutzwände, um auf engem Raum bestmöglichen Schutz für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bieten. Ist es Ihnen nicht möglich, sämtliche Büroflächen entsprechend auszustatten, sollten diese Schutzmaßnahmen zwingend für Besprechungs- und Pausenräume umgesetzt werden. Alternativ können Sie Besprechungen per Videokonferenz abhalten, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter daran von Zuhause aus teilnimmt oder im Raum nebenan sitzt. Funktionale Headsets können die digitale Zusammenkunft deutlich angenehmer gestalten.

  • Trennwände für Besprechungs- und Pausenräume aufstellen oder
  • Besprechungen via Videokonferenz abhalten

5. Effizient (weiter)arbeiten dank offener digitaler Plattform

Unabhängig davon, ob Kolleginnen und Kollegen aufgrund von Quarantäneanordnungen ausfallen oder aus Krankheitsgründen für längere Zeit nicht arbeiten können: Der Ausfall von Mitarbeitern verlangsamt bzw. stoppt die weitere Bearbeitung von Instandhaltungsmaßnahmen. Mit der digitalen Plattform von facilioo haben Sie zu jedem angelegten Vorgang eine klare Verlaufsdokumentation, die berechtigten Nutzern jederzeit einen schnellen Überblick zum aktuellen Stand der Instandhaltungsmaßnahme verschafft. Die weitere Bearbeitung wird somit auch im Krankheitsfall gewährleistet. Die digitale Abbildung der Verlaufseinträge, auf die jederzeit zugegriffen werden kann, beinhaltet zudem alle notwendigen Dokumente und Bilder.

  • Klare Verlaufsdokumentation ermöglicht, dass Einheiten erkrankter bzw. abwesender Kolleginnen und Kollegen übernommen werden können
  • Die digitale Plattform von facilioo bietet ortsunabhängige Einsicht in Instandhaltungsmaßnahmen

6. Digitale Eigentümerversammlungen: Lassen Sie Ihre Eigentümer nicht hängen!

Als Hausverwalter Eigentümerversammlungen zu organisieren, stellt mitunter an sich schon eine Herausforderung dar. Zusätzliche Abstandregeln und Teilnehmerlisten führen dazu, dass Versammlungen aufgrund des Mehraufwandes (z.B. bei der Suche nach geeigneten Versammlungsräumen) nicht stattfinden können. Doch auch hier gibt es einfache Lösungen, die Verwaltern und Eigentümern gleichermaßen zugutekommen: NEOVE zeigt, wie Eigentümerversammlungen auch einfach digital stattfinden können und bietet die technischen Voraussetzungen, damit auch Abstimmungen per Videokonferenz möglich sind.

7. Digitale Hausaushänge: Informieren Sie Ihre Mieter weiterhin – ohne zusätzlichen Mehraufwand

Die Anschaffung von digitalen Hausaushängen ist zumeist mit reichlichen Überlegungen verbunden und nicht für jede Hausverwaltung auch wirklich sinnvoll. Wird die Investition für Ihr Unternehmen in Erwägung gezogen, spricht gerade inmitten der Pandemie vieles dafür.

Die Informationslage zu Covid-19 ändert sich regelmäßig und damit auch die Arbeit Ihrer Hausverwaltung. Informationen zu veränderten Öffnungszeiten, Schließungen von Service-Einrichtungen oder Notfall-Hotlines müssen Ihren Mietern schnellstmöglich und aktuell zur Verfügung stehen. Zudem reduziert sich die Zeit für operative Tätigkeiten, wie das Ausdrucken und Anbringen von Zetteln, die bei einem digitalen Hausaushang wegfallen. Auch die Aktualisierung der Informationen ist bei einem digitalen Aushang deutlich schneller und ohne Kontakte möglich.

  • Digitale Hausaushänge wie z.B. von facilioo

8. Kontaktloser Zutritt für Handwerker

Einige Aufgaben können nicht digital durchgeführt werden, wie beispielsweise eine Schadensbehebung an der Immobilie, für die der Handwerker Zutritt in das Objekt benötigt. Was allerdings kontaktlos erfolgen kann, ist der Zutritt an sich. Digitale Schließsysteme, wie das von Nuki können innerhalb eines vom Verwalter festgelegten Zeitraumes, schlüssellos geöffnet werden. Damit brauchen Handwerker nicht mehr umständlich Schlüssel abzuholen und zurückzubringen, was das Schlüsselmanagement reduziert und keinen persönlichen Kontakt zum Verwalter mehr erfordert. Unterschiedliche Ausführungen von Schlüsseltresoren, wahlweise mit Codes, Chips oder Fernsteuerung ausgestattet, können ebenfalls in Betracht gezogen werden und bringen dieselben Vorteile mit sich.

  • Digitale Schließsysteme von z.B. Nuki nutzen oder
  • Schlüsseltresore ausgestattet mit Codes, Chips oder Fernsteuerung

Wohin die Reise als Hausverwaltung durch das Coronavirus geht:

Covid-19 treibt die Digitalisierung in der Immobilienbranche weiter an und lässt den Wunsch nach einer ganzheitlichen Lösung lauter werden. Die digitale Plattform von facilioo bildet nicht nur die Arbeitsschritte der Instandhaltung und des Betriebs einer Immobilie ab, als offenes System ist facilioo in der Lage, weitere Beteiligte und Partner einzubinden. Digitale Hausaushänge und Schließsysteme werden auch auf der offenen Plattform für Immobilienverwaltungen abgebildet und gesteuert. Über die Cloud-Technologie sind all Ihre Daten jederzeit und ortsunabhängig für Sie verfügbar.

Waren diese Informationen für Sie hilfreich? Berichten Sie von Ihren Erfahrungen, die Sie als Immobilienverwalter unter dem Einfluss von Covid-19 gemacht haben, welche Maßnahmen Sie bereits umgesetzt haben oder welche noch in Planung sind.