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Erfahrungsbericht von HAVAU Hausverwaltung

3 min
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Über unseren Kunden

HAVAU Hausverwaltung ist einer unserer Power-User. Wie die Immobilienverwaltung ihre Arbeitsprozesse mit facilioo optimieren konnte, erfahren Sie im Erfahrungsbericht von Jürgen Forscht, Geschäftsführung HAVAU Hausverwaltung.

“Vielen Eigentümern fehlt die Zeit oder auch die Lust, sich selbst ausgiebig um Ihre Immobilien zu kümmern. Hier kommt das Team der HAVAU Hausverwaltung ins Spiel. Wir sind immer auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung. Wir haben die nötige Erfahrung mit der vorausschauenden Vorsorge und Betreuung Ihrer Immobilie und wir haben die Kosten, Ihre Werterhaltungsstrategie und Ihre Rendite für Sie im Blick. Wir sind die Hausverwaltung, die Ihnen wirklich die Arbeit abnimmt.”

Interview mit HAVAU Hausverwaltung

Was zeichnet Ihre Hausverwaltung aus und wofür steht Ihr Unternehmen?

Die HAVAU Hausverwaltung steht für Präsenz, Zuverlässigkeit und Transparenz.

Um dieses erfrischend moderne Erlebnis für Beiräte und Eigentümer zu bieten, haben wir die Geschäftsprozesse der Hausverwaltung auf Basis von facilioo grundlegend neugestaltet.

  • Präsent sind wir nicht nur durch unsere lokale Präsenz in München und Augsburg, sondern insbesondere durch eine super-schnelle Kommunikation mit unseren Kunden auf allen Kommunikationswegen. Jedes Kundenanliegen hat innerhalb weniger Stunden eine Vorgangsnummer.
  • Zuverlässig sind wir, seit jeder einzelne Vorgang in unserer Verwaltung in facilioo gepflegt wird und nichts verloren geht oder unbearbeitet bleibt.
  • Transparent sind wir für unsere Kunden, da sich jeder selbst ohne Rückfrage über den Stand der Bearbeitung seiner Vorgänge informieren kann und wir per facilioo deutlich mehr über die aktuellen Themen in der Immobilie informieren, als es jemals zuvor der Fall gewesen ist.

Was stellte sich als größte Hürde für Ihre Hausverwaltung dar und wie gehen Sie diese an? 

Die Rückmeldung der Kunden, die sich für unser Angebot interessieren, lautet im Wesentlichen gleich: unser aktueller Verwalter ist nicht zu erreichen und kümmert sich nicht um unsere Anliegen. Das ist eine weit verbreitete Wahrnehmung der Beiräte und Eigentümer – und mag auch daran liegen, dass viele Vorgänge in der Immobilie lange dauern und die Eigentümer bisher wenig darüber informiert werden und der Anspruch nach Transparenz im digitalen Zeitalter stark gestiegen ist.

Dieses Problem existiert mit dem digitalen und transparenten Vorgangsmanagement nicht mehr. Jeder einzelne Bearbeitungsschritt ist terminiert, wird dokumentiert und vor allem auch kommuniziert. Damit haben wir ein Erlebnis geschaffen, wie man es heutzutage von perfekten Online-Diensten gewohnt ist.

Zusätzlich entgeht uns durch das Terminieren von Vorgängen und das Anlegen von Wartungsintervallen auch langfristig kein Termin mehr, egal ob es das Bestellen eines neuen Energieausweises, die regelmäßige Trinkwasseruntersuchung oder eine Verkehrssicherung der Bäume ist.

Wie wichtig ist die Zusammenarbeit mit Partnern und warum?

Ohne eine intensive Zusammenarbeit mit zuverlässigen und innovativen Partnern sind die Probleme der Zukunft nicht zu lösen. Die komplexen Vorgänge müssen effektiv und gleichzeitig professionell zur Zufriedenheit der Kunden bearbeitet werden. Dazu sind spezialisierte Partner unerlässlich, insbesondere in Bereichen wie dem Versicherungs- oder Energie-Management oder der Messdienstleistung.

Wann und welche Leistungen von facilioo haben Sie überzeugt?

  • Das flexible Vorgangsmanagement von facilioo hat uns überzeugt, zusammen mit der professionellen Darstellung für unsere Kunden auf unserer Webseite und mit unserer Kunden-App MeineHAVAU.
  • Die Kommunikationsfähigkeiten von facilioo sind überragend.
  • Die offene und leistungsfähige Schnittstelle von facilioo hat uns überzeugt, um unsere Geschäftsprozesse selbst besser automatisieren zu können.

Wie war Ihre Erfahrung bei der Integration von facilioo in Ihr Unternehmen, sowohl bei der Anbindung am ERP-System als auch mit der Akzeptanz unter Mitarbeitern? Wo hat facilioo Sie besonders im Change-Management unterstützen können?

Jeder Change Prozess innerhalb eines Unternehmens muss ein gut überlegter Schritt sein Das facilioo Team hat hervorragende Arbeit geleistet, um die Plattform zusammen mit uns einzurichten und unsere Mitarbeiter heranzuführen. Der Erfolg war durchschlagend, wir hatten innerhalb weniger Tage und Wochen sämtliche Stammdaten, Objektdaten, Kontaktdaten und vor allem Vorgänge auf die Plattform migriert. Schon nach etwa einem Monat gab es bei uns keinen Vorgang mehr außerhalb der Plattform.

Wie sah die Kommunikation mit Kunden vor facilioo aus?

Mit facilioo informieren wir unsere Kunden viel mehr über unsere Tätigkeit als je zuvor – und das wird sehr geschätzt. Früher konnten wir nie in einer solchen Intensität mit den Eigentümern kommunizieren, da Hausaushänge und Briefe aufwändig und teuer sind.

Heute können wir über alle Themen schnell und effektiv informieren. Die Reaktionen unserer Kunden darauf sind durchwegs positiv und wertschätzend.

Wie unterstützt Sie facilioo bei der Bewältigung von alltäglichen Verwaltungsaufgaben? Was ist dabei Ihre Lieblingsfunktion? 

Für uns ist es essentiell, alle Informationen für unsere tägliche Arbeit an einem Ort zu finden ohne zu suchen

Dazu nutzen wir die Funktionen von facilioo sehr umfassend und begeistert, angefangen vom Vorgangsmanagement über das Aufgabenmodul, die Kundenkommunikation, das Versicherungsmanagement, die Verwaltung der Dienstleister, die Dokumentenverwaltung und natürlich sämtliche Kundenportale und Apps.

Darüber hinaus ist facilioo unser zentrales System zur Speicherung der Stammdaten unserer Kunden.

Was hat Sie bei der Arbeit mit facilioo positiv überrascht? Inwieweit entspricht Ihre jetzige Verwaltungstätigkeit Ihren Vorstellungen zur digitalen Immobilienverwaltung?

Durch facilioo sind wir einen riesigen Schritt in Richtung Digitalisierung gegangen, es liegen aber noch viele wichtige Schritte vor uns, wie z.B. die nahtlose Integration der Buchhaltungs-Software, ein durchgängiges Management der digitalen Dokumente über alle Systeme hinweg, die Integration weiterer Partner auf die Plattform, um weitere Vorgänge effektiver zu gestalten, wie die Objektbegehung, die Beschlussfassung und Sammlung oder das Bestellen von Briefkastenschildern und Schlüsseln.

Wir freuen uns auf weitere Anbindungen, wie z.B. die Integration der Echtzeit-Daten der Messdienstleister, um den Eigentümern einen zusätzlichen Mehrwert zu bieten.

Der Schritt zur Digitalisierung fallt vielen Verwaltern weiterhin schwer. Welche Empfehlung würden Sie Verwaltern geben, die digitaler Verwaltung skeptisch gegenüberstehen? Was hat Sie überzeugt?

Aus unserer Sicht ist die Digitalisierung kein schleichender Prozess, der nebenherlaufen kann. Wir empfehlen Verwaltern, ihre gesamten Geschäftsprozesse zu hinterfragen, auf den Prüfstand zu stellen und aus den gewonnenen Erkenntnissen grundlegende Veränderungen herbeizuführen.

Das Ergebnis einer durchgehenden Digitalisierung ist überwältigend, Dokumente werden in Sekunden gefunden, jeder Mitarbeiter hat jederzeit und überall sämtliche Informationen zu den Objekten, den zuständigen Dienstleistern der Immobilien, der gesamten Kommunikation und allen Vorgängen, alle Vorgänge werden an einem zentralen Ort in Sekundenschnelle gesteuert.

Warum ist es für Ihre Verwaltung besonders wichtig, eine offene Plattform zu nutzen?

In der Verwaltung ist es ausgesprochen wichtig, alle Geschäftsprozesse durch digitale Systeme zu unterstützen, um effektiver und auch zuverlässiger arbeiten zu können. Dies kann nur erreicht werden, indem die verschiedenen erforderlichen Systeme vernetzt und tief integriert sind.

Daher ist es für uns elementar wichtig, Systeme mit offenen Schnittstellen einzusetzen, die untereinander vernetzt sind.

Was denken Sie über die Partnerschaft mit facilioo und was wünschen Sie sich für die weitere Zusammenarbeit?

Wir haben facilioo als sehr nahbaren, zuverlässigen und unterstützenden Partner mit einem großartigen Team kennengelernt und freuen uns auf weitere Funktionen zur Digitalisierung aller unserer Geschäftsprozesse.