Erfah­rungs­be­richt von HAVAU Hausverwaltung

Gabi Hillemeier, Marketingmanagement

HAVAU Haus­ver­wal­tung ist einer unse­rer Power-User. Wie die Immo­bi­li­en­ver­wal­tung ihre Arbeits­pro­zes­se mit faci­lioo opti­mie­ren konn­te, erfah­ren Sie im Erfah­rungs­be­richt von Jür­gen Forscht, Geschäfts­füh­rung HAVAU Hausverwaltung.

“Vie­len Eigen­tü­mern fehlt die Zeit oder auch die Lust, sich selbst aus­gie­big um Ihre Immo­bi­li­en zu küm­mern. Hier kommt das Team der HAVAU Haus­ver­wal­tung ins Spiel. Wir sind immer auf dem neu­es­ten Stand der Recht­spre­chung. Wir haben die nöti­ge Erfah­rung mit der vor­aus­schau­en­den Vor­sor­ge und Betreu­ung Ihrer Immo­bi­lie und wir haben die Kos­ten, Ihre Wert­erhal­tungs­stra­te­gie und Ihre Ren­di­te für Sie im Blick. Wir sind die Haus­ver­wal­tung, die Ihnen wirk­lich die Arbeit abnimmt.”

Inter­view mit HAVAU Hausverwaltung

+ Was zeich­net Ihre Haus­ver­wal­tung aus und wofür steht Ihr Unternehmen?

Die HAVAU Haus­ver­wal­tung steht für Prä­senz, Zuver­läs­sig­keit und Transparenz.

Um die­ses erfri­schend moder­ne Erleb­nis für Bei­rä­te und Eigen­tü­mer zu bie­ten, haben wir die Geschäfts­pro­zes­se der Haus­ver­wal­tung auf Basis von faci­lioo grund­le­gend neugestaltet.

  • Prä­sent sind wir nicht nur durch unse­re loka­le Prä­senz in Mün­chen und Augs­burg, son­dern ins­be­son­de­re durch eine super-schnel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on mit unse­ren Kun­den auf allen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­gen. Jedes Kun­den­an­lie­gen hat inner­halb weni­ger Stun­den eine Vorgangsnummer.
  • Zuver­läs­sig sind wir, seit jeder ein­zel­ne Vor­gang in unse­rer Ver­wal­tung in faci­lioo gepflegt wird und nichts ver­lo­ren geht oder unbe­ar­bei­tet bleibt.
  • Trans­pa­rent sind wir für unse­re Kun­den, da sich jeder selbst ohne Rück­fra­ge über den Stand der Bear­bei­tung sei­ner Vor­gän­ge infor­mie­ren kann und wir per faci­lioo deut­lich mehr über die aktu­el­len The­men in der Immo­bi­lie infor­mie­ren, als es jemals zuvor der Fall gewe­sen ist.

+ Was stell­te sich als größ­te Hür­de für Ihre Haus­ver­wal­tung dar und wie gehen Sie die­se an? 

Die Rück­mel­dung der Kun­den, die sich für unser Ange­bot inter­es­sie­ren, lau­tet im Wesent­li­chen gleich: unser aktu­el­ler Ver­wal­ter ist nicht zu errei­chen und küm­mert sich nicht um unse­re Anlie­gen. Das ist eine weit ver­brei­te­te Wahr­neh­mung der Bei­rä­te und Eigen­tü­mer – und mag auch dar­an lie­gen, dass vie­le Vor­gän­ge in der Immo­bi­lie lan­ge dau­ern und die Eigen­tü­mer bis­her wenig dar­über infor­miert wer­den und der Anspruch nach Trans­pa­renz im digi­ta­len Zeit­al­ter stark gestie­gen ist.

Die­ses Pro­blem exis­tiert mit dem digi­ta­len und trans­pa­ren­ten Vor­gangs­ma­nage­ment nicht mehr. Jeder ein­zel­ne Bear­bei­tungs­schritt ist ter­mi­niert, wird doku­men­tiert und vor allem auch kom­mu­ni­ziert. Damit haben wir ein Erleb­nis geschaf­fen, wie man es heut­zu­ta­ge von per­fek­ten Online-Diens­ten gewohnt ist.

Zusätz­lich ent­geht uns durch das Ter­mi­nie­ren von Vor­gän­gen und das Anle­gen von War­tungs­in­ter­val­len auch lang­fris­tig kein Ter­min mehr, egal ob es das Bestel­len eines neu­en Ener­gie­aus­wei­ses, die regel­mä­ßi­ge Trink­was­ser­un­ter­su­chung oder eine Ver­kehrs­si­che­rung der Bäu­me ist.

+ Wie wich­tig ist die Zusam­men­ar­beit mit Part­nern und warum?

Ohne eine inten­si­ve Zusam­men­ar­beit mit zuver­läs­si­gen und inno­va­ti­ven Part­nern sind die Pro­ble­me der Zukunft nicht zu lösen. Die kom­ple­xen Vor­gän­ge müs­sen effek­tiv und gleich­zei­tig pro­fes­sio­nell zur Zufrie­den­heit der Kun­den bear­bei­tet wer­den. Dazu sind spe­zia­li­sier­te Part­ner uner­läss­lich, ins­be­son­de­re in Berei­chen wie dem Ver­si­che­rungs- oder Ener­gie-Manage­ment oder der Messdienstleistung.

+ Wann und wel­che Leis­tun­gen von faci­lioo haben Sie überzeugt?

  • Das fle­xi­ble Vor­gangs­ma­nage­ment von faci­lioo hat uns über­zeugt, zusam­men mit der pro­fes­sio­nel­len Dar­stel­lung für unse­re Kun­den auf unse­rer Web­sei­te und mit unse­rer Kun­den-App MeineHAVAU.
  • Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­kei­ten von faci­lioo sind überragend.
  • Die offe­ne und leis­tungs­fä­hi­ge Schnitt­stel­le von faci­lioo hat uns über­zeugt, um unse­re Geschäfts­pro­zes­se selbst bes­ser auto­ma­ti­sie­ren zu können.

+ Wie war Ihre Erfah­rung bei der Inte­gra­ti­on von faci­lioo in Ihr Unter­neh­men, sowohl bei der Anbin­dung am ERP-Sys­tem als auch mit der Akzep­tanz unter Mit­ar­bei­tern? Wo hat faci­lioo Sie beson­ders im Chan­ge-Manage­ment unter­stüt­zen können?

Jeder Chan­ge Pro­zess inner­halb eines Unter­neh­mens muss ein gut über­leg­ter Schritt sein Das faci­lioo Team hat her­vor­ra­gen­de Arbeit geleis­tet, um die Platt­form zusam­men mit uns ein­zu­rich­ten und unse­re Mit­ar­bei­ter her­an­zu­füh­ren. Der Erfolg war durch­schla­gend, wir hat­ten inner­halb weni­ger Tage und Wochen sämt­li­che Stamm­da­ten, Objekt­da­ten, Kon­takt­da­ten und vor allem Vor­gän­ge auf die Platt­form migriert. Schon nach etwa einem Monat gab es bei uns kei­nen Vor­gang mehr außer­halb der Plattform.

+ Wie sah die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kun­den vor faci­lioo aus?

Mit faci­lioo infor­mie­ren wir unse­re Kun­den viel mehr über unse­re Tätig­keit als je zuvor – und das wird sehr geschätzt. Frü­her konn­ten wir nie in einer sol­chen Inten­si­tät mit den Eigen­tü­mern kom­mu­ni­zie­ren, da Haus­aus­hän­ge und Brie­fe auf­wän­dig und teu­er sind.

Heu­te kön­nen wir über alle The­men schnell und effek­tiv infor­mie­ren. Die Reak­tio­nen unse­rer Kun­den dar­auf sind durch­wegs posi­tiv und wertschätzend.

+ Wie unter­stützt Sie faci­lioo bei der Bewäl­ti­gung von all­täg­li­chen Ver­wal­tungs­auf­ga­ben? Was ist dabei Ihre Lieblingsfunktion? 

Für uns ist es essen­ti­ell, alle Infor­ma­tio­nen für unse­re täg­li­che Arbeit an einem Ort zu fin­den ohne zu suchen

Dazu nut­zen wir die Funk­tio­nen von faci­lioo sehr umfas­send und begeis­tert, ange­fan­gen vom Vor­gangs­ma­nage­ment über das Auf­ga­ben­mo­dul, die Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on, das Ver­si­che­rungs­ma­nage­ment, die Ver­wal­tung der Dienst­leis­ter, die Doku­men­ten­ver­wal­tung und natür­lich sämt­li­che Kun­den­por­ta­le und Apps.

Dar­über hin­aus ist faci­lioo unser zen­tra­les Sys­tem zur Spei­che­rung der Stamm­da­ten unse­rer Kunden.

+ Was hat Sie bei der Arbeit mit faci­lioo posi­tiv über­rascht? Inwie­weit ent­spricht Ihre jet­zi­ge Ver­wal­tungs­tä­tig­keit Ihren Vor­stel­lun­gen zur digi­ta­len Immobilienverwaltung?

Durch faci­lioo sind wir einen rie­si­gen Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung gegan­gen, es lie­gen aber noch vie­le wich­ti­ge Schrit­te vor uns, wie z.B. die naht­lo­se Inte­gra­ti­on der Buch­hal­tungs-Soft­ware, ein durch­gän­gi­ges Manage­ment der digi­ta­len Doku­men­te über alle Sys­te­me hin­weg, die Inte­gra­ti­on wei­te­rer Part­ner auf die Platt­form, um wei­te­re Vor­gän­ge effek­ti­ver zu gestal­ten, wie die Objekt­be­ge­hung, die Beschluss­fas­sung und Samm­lung oder das Bestel­len von Brief­kas­ten­schil­dern und Schlüsseln.

Wir freu­en uns auf wei­te­re Anbin­dun­gen, wie z.B. die Inte­gra­ti­on der Echt­zeit-Daten der Mess­dienst­leis­ter, um den Eigen­tü­mern einen zusätz­li­chen Mehr­wert zu bieten.

+ Der Schritt zur Digi­ta­li­sie­rung fallt vie­len Ver­wal­tern wei­ter­hin schwer. Wel­che Emp­feh­lung wür­den Sie Ver­wal­tern geben, die digi­ta­ler Ver­wal­tung skep­tisch gegen­über­ste­hen? Was hat Sie überzeugt?

Aus unse­rer Sicht ist die Digi­ta­li­sie­rung kein schlei­chen­der Pro­zess, der neben­her­lau­fen kann. Wir emp­feh­len Ver­wal­tern, ihre gesam­ten Geschäfts­pro­zes­se zu hin­ter­fra­gen, auf den Prüf­stand zu stel­len und aus den gewon­ne­nen Erkennt­nis­sen grund­le­gen­de Ver­än­de­run­gen herbeizuführen.

Das Ergeb­nis einer durch­ge­hen­den Digi­ta­li­sie­rung ist über­wäl­ti­gend, Doku­men­te wer­den in Sekun­den gefun­den, jeder Mit­ar­bei­ter hat jeder­zeit und über­all sämt­li­che Infor­ma­tio­nen zu den Objek­ten, den zustän­di­gen Dienst­leis­tern der Immo­bi­li­en, der gesam­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on und allen Vor­gän­gen, alle Vor­gän­ge wer­den an einem zen­tra­len Ort in Sekun­den­schnel­le gesteuert.

+ War­um ist es für Ihre Ver­wal­tung beson­ders wich­tig, eine offe­ne Platt­form zu nutzen?

In der Ver­wal­tung ist es aus­ge­spro­chen wich­tig, alle Geschäfts­pro­zes­se durch digi­ta­le Sys­te­me zu unter­stüt­zen, um effek­ti­ver und auch zuver­läs­si­ger arbei­ten zu kön­nen. Dies kann nur erreicht wer­den, indem die ver­schie­de­nen erfor­der­li­chen Sys­te­me ver­netzt und tief inte­griert sind.

Daher ist es für uns ele­men­tar wich­tig, Sys­te­me mit offe­nen Schnitt­stel­len ein­zu­set­zen, die unter­ein­an­der ver­netzt sind.

+ Was den­ken Sie über die Part­ner­schaft mit faci­lioo und was wün­schen Sie sich für die wei­te­re Zusammenarbeit?

Wir haben faci­lioo als sehr nah­ba­ren, zuver­läs­si­gen und unter­stüt­zen­den Part­ner mit einem groß­ar­ti­gen Team ken­nen­ge­lernt und freu­en uns auf wei­te­re Funk­tio­nen zur Digi­ta­li­sie­rung aller unse­rer Geschäftsprozesse.