Erfah­rungs­be­richt der Wil­helm Haus­ver­wal­tun­gen GmbH

Wolfgang Frei, Geschäftsführer

Die Wil­helm Haus­ver­wal­tun­gen GmbH ist einer unse­rer Power-User. Wie die Immo­bi­li­en­ver­wal­tung ihre Arbeits­pro­zes­se mit faci­lioo opti­mie­ren konn­te, erfah­ren Sie im Erfah­rungs­be­richt von Wolf­gang Frei, Geschäfts­füh­rer der Wil­helm Haus­ver­wal­tun­gen GmbH.

“Wir ver­wal­ten in ers­ter Linie Woh­nungs­ei­gen­tü­mer­ge­mein­schaf­ten, aber auch Miet­ver­wal­tun­gen im gan­zen Land­kreis Kon­stanz. Ins­ge­samt sind es über 3.700 Ein­hei­ten in Wohn- und Gewer­be­im­mo­bi­li­en sowie Park­häu­sern. Die Arbei­ten wer­den von rund 15 Mit­ar­bei­te­rIn­nen in Voll- und Teil­zeit bewältigt.”

Inter­view mit der Wil­helm Haus­ver­wal­tun­gen GmbH

+ Was zeich­net Ihre Haus­ver­wal­tung aus und wofür steht Ihr Unternehmen?

Tra­di­ti­on, Fach­kennt­nis­se, Digi­ta­li­sie­rung, lang­jäh­ri­ge Kundenbeziehungen

+ Was stell­te sich als größ­te Hür­de für Ihre Haus­ver­wal­tung dar und wie haben Sie sie überwunden?

Stets den Über­blick über die unzäh­li­gen Vor­gän­ge zu behal­ten, die Erin­ne­rung der Beauf­tra­gun­gen und die Umset­zung der Digi­ta­li­sie­rung gehör­ten zu unse­ren größ­ten Her­aus­for­de­run­gen. Durch die Ein­füh­rung von faci­lioo sol­len die­se Pro­ble­me ver­ein­facht und gelöst wer­den, so dass die Digi­ta­li­sie­rung vor­an­ge­trie­ben wird und eine trans­pa­ren­te Arbeits­wei­se in Koope­ra­ti­on mit den Eigen­tü­mern erfolgt.

+ Was gefällt Ihnen beson­ders an facilioo?

Was mich über­zeug­te, war das Ampel­sys­tem, die ver­bes­ser­te Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Eigen­tü­mern sowie die Über­sicht­lich­keit und der gesam­te Auf­bau der Masken.

Am liebs­ten lege ich Vorgänge/Aufträge an und ver­wen­de die Funk­ti­on zur Benach­rich­ti­gung der Bewoh­ner, alle Akteu­re wer­den damit um eini­ges schnel­ler benach­rich­tigt, wie auf her­kömm­li­chem Weg.

Unse­re Wün­sche und Anre­gun­gen wer­den stets schnell umge­setzt und die Dar­stel­lung von faci­lioo ist sehr über­sicht­lich, dies sind eben­falls her­aus­ste­chen­den Faktoren.

+ Wel­che faci­lioo Funk­tio­nen för­dern die Stär­ken Ihres Unter­neh­mens und wel­che konn­ten mög­li­che Schwä­chen reduzieren?

Ein part­ner­schaft­li­cher Umgang bringt mit sich, dass Kun­den über den Sta­tus ihrer Vor­gän­ge infor­miert sind. Die­se Infor­ma­ti­ons­ket­te lässt sich dank faci­lioo deut­lich vereinfachen.

+ Wie war Ihre Erfah­rung bei der Inte­gra­ti­on von faci­lioo in Ihr Unter­neh­men, sowohl bei der Anbin­dung am ERP-Sys­tem als auch mit der Akzep­tanz unter Mit­ar­bei­tern? Wo hat faci­lioo Sie beson­ders im Chan­ge Manage­ment unter­stüt­zen können?

Durch feh­len­den Daten­stan­dard ist die Anbin­dung ver­schie­de­ner Sys­te­me nie gänz­lich rei­bungs­los. Die anfäng­li­chen Schwie­rig­kei­ten der Syn­chro­ni­sa­ti­on konn­ten wir gemein­sam ange­hen und lösen.

Mit­ar­bei­ter sind gene­rell meist skep­tisch, wenn es um die Ein­füh­rung neu­er Pro­duk­te oder Arbeits­me­tho­den geht. Auch hier gilt es zu kom­mu­ni­zie­ren und die ein­zel­nen Vor­tei­le her­vor­zu­he­ben. Erken­nen die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter den Mehr­wert selbst, so steigt auch die Akzep­tanz deutlich. 

+ Was hat Sie bei der Arbeit mit faci­lioo posi­tiv über­rascht? Inwie­weit ent­spricht Ihre jet­zi­ge Ver­wal­tungs­tä­tig­keit Ihren Vor­stel­lun­gen zur digi­ta­len Immobilienverwaltung?

Die schnel­le Ver­ar­bei­tung der Daten. Die Digi­ta­li­sie­rung schrei­tet vor­an und wir wol­len das in unse­rem Unter­neh­men auch ste­tig vor­an­trei­ben. Aller­dings gibt es immer wie­der Hür­den und Hin­der­nis­se und man drif­tet in die “alte Schu­le” mit Papier und Stift ab. faci­lioo unter­stützt uns bei die­sem Umstel­lungs­pro­zess, der selbst­ver­ständ­lich sehr indi­vi­du­ell ist. Nach mei­nen Vor­stel­lun­gen soll­te noch mehr digi­ta­li­siert wer­den, was aber in der Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Eigen­tü­mern (Beleg­prü­fung, Ver­samm­lun­gen) noch schwerfällt.

+ Der Schritt zur Digi­ta­li­sie­rung fallt vie­len Ver­wal­tern wei­ter­hin schwer. Wel­che Emp­feh­lung wür­den Sie Ver­wal­tern geben, die digi­ta­ler Ver­wal­tung skep­tisch gegen­über­ste­hen? Was hat Sie überzeugt?

Stück für Stück in jedem Bereich umstel­len. Lang­sam ange­hen, Mit­ar­bei­ter und Eigen­tü­mer per­sön­lich überzeugen.

+ War­um ist es für Ihre Ver­wal­tung beson­ders wich­tig, eine offe­ne Platt­form zu nutzen?

Wegen der Trans­pa­renz und offe­ner Kom­mu­ni­ka­ti­on ist für uns die Nut­zung einer offe­nen Platt­form wichtig.