Erfahrungsbericht der Wilhelm Hausverwaltungen GmbH

Wolfgang Frei, Geschäftsführer

Die Wilhelm Hausverwaltungen GmbH ist einer unserer Power-User. Wie die Immobilienverwaltung ihre Arbeitsprozesse mit facilioo optimieren konnte, erfahren Sie im Erfahrungsbericht von Wolfgang Frei, Geschäftsführer der Wilhelm Hausverwaltungen GmbH.

„Wir verwalten in erster Linie Wohnungseigentümergemeinschaften, aber auch Mietverwaltungen im ganzen Landkreis Konstanz. Insgesamt sind es über 3.700 Einheiten in Wohn- und Gewerbeimmobilien sowie Parkhäusern. Die Arbeiten werden von rund 15 MitarbeiterInnen in Voll- und Teilzeit bewältigt.“

Interview mit der Wilhelm Hausverwaltungen GmbH

+ Was zeichnet Ihre Hausverwaltung aus und wofür steht Ihr Unternehmen?

Tradition, Fachkenntnisse, Digitalisierung, langjährige Kundenbeziehungen

+ Was stellte sich als größte Hürde für Ihre Hausverwaltung dar und wie haben Sie sie überwunden?

Stets den Überblick über die unzähligen Vorgänge zu behalten, die Erinnerung der Beauftragungen und die Umsetzung der Digitalisierung gehörten zu unseren größten Herausforderungen. Durch die Einführung von facilioo sollen diese Probleme vereinfacht und gelöst werden, so dass die Digitalisierung vorangetrieben wird und eine transparente Arbeitsweise in Kooperation mit den Eigentümern erfolgt.

+ Was gefällt Ihnen besonders an facilioo?

Was mich überzeugte, war das Ampelsystem, die verbesserte Kommunikation mit den Eigentümern sowie die Übersichtlichkeit und der gesamte Aufbau der Masken.

Am liebsten lege ich Vorgänge/Aufträge an und verwende die Funktion zur Benachrichtigung der Bewohner, alle Akteure werden damit um einiges schneller benachrichtigt, wie auf herkömmlichem Weg.

Unsere Wünsche und Anregungen werden stets schnell umgesetzt und die Darstellung von facilioo ist sehr übersichtlich, dies sind ebenfalls herausstechenden Faktoren.

+ Welche facilioo Funktionen fördern die Stärken Ihres Unternehmens und welche konnten mögliche Schwächen reduzieren?

Ein partnerschaftlicher Umgang bringt mit sich, dass Kunden über den Status ihrer Vorgänge informiert sind. Diese Informationskette lässt sich dank facilioo deutlich vereinfachen.

+ Wie war Ihre Erfahrung bei der Integration von facilioo in Ihr Unternehmen, sowohl bei der Anbindung am ERP-System als auch mit der Akzeptanz unter Mitarbeitern? Wo hat facilioo Sie besonders im Change Management unterstützen können?

Durch fehlenden Datenstandard ist die Anbindung verschiedener Systeme nie gänzlich reibungslos. Die anfänglichen Schwierigkeiten der Synchronisation konnten wir gemeinsam angehen und lösen.

Mitarbeiter sind generell meist skeptisch, wenn es um die Einführung neuer Produkte oder Arbeitsmethoden geht. Auch hier gilt es zu kommunizieren und die einzelnen Vorteile hervorzuheben. Erkennen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert selbst, so steigt auch die Akzeptanz deutlich.

+ Was hat Sie bei der Arbeit mit facilioo positiv überrascht? Inwieweit entspricht Ihre jetzige Verwaltungstätigkeit Ihren Vorstellungen zur digitalen Immobilienverwaltung?

Die schnelle Verarbeitung der Daten. Die Digitalisierung schreitet voran und wir wollen das in unserem Unternehmen auch stetig vorantreiben. Allerdings gibt es immer wieder Hürden und Hindernisse und man driftet in die „alte Schule“ mit Papier und Stift ab. facilioo unterstützt uns bei diesem Umstellungsprozess, der selbstverständlich sehr individuell ist. Nach meinen Vorstellungen sollte noch mehr digitalisiert werden, was aber in der Kommunikation mit den Eigentümern (Belegprüfung, Versammlungen) noch schwerfällt.

+ Der Schritt zur Digitalisierung fallt vielen Verwaltern weiterhin schwer. Welche Empfehlung würden Sie Verwaltern geben, die digitaler Verwaltung skeptisch gegenüberstehen? Was hat Sie überzeugt?

Stück für Stück in jedem Bereich umstellen. Langsam angehen, Mitarbeiter und Eigentümer persönlich überzeugen.

+ Warum ist es für Ihre Verwaltung besonders wichtig, eine offene Plattform zu nutzen?

Wegen der Transparenz und offener Kommunikation ist für uns die Nutzung einer offenen Plattform wichtig.