Erfahrungsbericht der Namyslo Immobilienverwaltung GmbH

Steffen Namyslo, Prokurist

Die Namyslo Immobilienverwaltung gehört zu unseren Top-Kunden. Wie diese ihre Arbeitsprozesse mit facilioo optimieren konnte und wieso die offene Plattform auch für Sie die richtige Lösung ist, erfahren Sie im Erfahrungsbericht von Steffen Namyslo, Prokurist der Namyslo Immobilienverwaltung GmbH.

„Seit Gründung des Unternehmens vor über 30 Jahren liegt unser Hauptaugenmerk auf einer partnerschaftlichen und langfristigen Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Mittlerweile werden im Raum Frankfurt und Umgebung rund 3.600 Einheiten verwaltet.“

Interview mit der Namyslo Immobilienverwaltung GmbH

+ Was stellte sich als größte Hürde für Ihre Hausverwaltung dar und wie haben Sie diese überwunden?

Im Zuge der Einführung von facilioo werden schonungslos bestehende Missstände der bisherigen Digitalisierungsstrategie offen gelegt. Mit dem Scannen von Dokumenten ist es nicht getan. Auch kann die Implementierung eines solchen Tools in das eigene Büro nicht von allein gehen. Es gilt die Chance zu nutzen, traditionelle Arbeitsprozesse zu überdenken und zu optimieren.

+ Wie war Ihre Erfahrung bei der Integration von facilioo in Ihr Unternehmen, sowohl bei der Anbindung am ERP-System als auch mit der Akzeptanz unter Mitarbeitern? Wo hat facilioo Sie besonders im Change Management unterstützen können?
Durch fehlenden Datenstandard ist die Anbindung verschiedener Systeme nie gänzlich reibungslos. Die anfänglichen Schwierigkeiten der Synchronisation konnten wir gemeinsam angehen und lösen.

Mitarbeiter sind meist skeptisch, wenn es um die Einführung neuer Produkte oder Arbeitsweisen geht. Auch hier gilt es zu kommunizieren und Vorteile aufzuzeigen. Erkennen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert selbst, so steigt die Akzeptanz deutlich.

+ Welche facilioo Funktionen fördert die Stärken Ihres Unternehmens und welche konnten mögliche Schwächen reduzieren?
Ein partnerschaftlicher Umgang bringt mit sich, dass Kunden über den Status ihrer Vorgänge informiert sind. Diese Informationskette lässt sich dank facilioo deutlich vereinfachen.

+ Wie wichtig ist die Zusammenarbeit mit Partnern für Ihre Hausverwaltung und warum?
Eine Hausverwaltung ist im Wesentlichen der Moderator der verschiedenen Akteure. Auf der einen Seite stehen die Kunden, auf der anderen für die Liegenschaften tätige Dienstleister und Handwerker. Unsere Aufgabe ist es, die Arbeitsprozesse so zueinander zu führen, dass ein für alle vertretbares Ergebnis entsteht. Und dies geht nur mit Kommunikation!

+ Wie sah die Kommunikation mit Kunden und Partnern vor dem Einsatz mit facilioo aus? Welche Veränderung in der Kundenkommunikation beobachten Sie nach dem Einsatz von facilioo?
Die Art der Kommunikation hat sich nicht wesentlich verändert, dies ist auch der Grund, warum facilioo zu unserem Unternehmen sehr gut passt. Was sich aber verändert hat ist, dass Kunden nun nicht nur per E-Mail informiert werden, sondern über die Kundenapp einen zentralen Anlaufpunkt haben, an dem sie Informationen einsehen können, ohne lange nach der passenden E-Mail suchen zu müssen.

+ Bei welchen Arbeitsschritten generiert facilioo einen besonderen Mehrwert für Ihr Unternehmen? Wie stellt sich dieser Mehrwert in Ihrer Verwaltung dar?
Viele kleine Zeiteinsparungen sind für mich in den vergangenen zwei Jahren derart selbstverständlich geworden, sodass man sie überhaupt nicht mehr bewusst wahrnimmt. Eine Bearbeitung von Vorgängen, bei denen man E-Mails, Schriftwechsel etc. in Papierform in einem Ordner ablegt, gibt es bei uns nun nicht mehr. Das wird wohl die größte Zeiteinsparung sein.

Übergeordnete Bearbeitung wird ebenfalls sehr leicht gemacht, bei Anruf eines Kunden kann jeder im Team schnell und einfach Auskunft geben.
Unser Tagesgeschäft ist so schlicht einfacher zu überblicken und zu bearbeiten.

+ Wie unterstützt facilioo Sie bei der Bewältigung von alltäglichen Verwaltungsaufgaben? Was ist dabei Ihre Lieblingsfunktion?
Ich habe weit über 1000 Vorgänge in facilioo angelegt. Das Vorgangsmangsmangement ist mit der entscheidende Punkt der die Digitalisierung in meinem Unternehmen voran bringt.

+ Warum ist es für Ihre Verwaltung besonders wichtig, eine offene Plattform zu nutzen?
Eine Insellösung ist wie in anderen Bereichen auch schlicht nicht zielführend. Nur mit offenen Schnittstellen wird es möglich sein, Partner professionell zu verbinden.

+ Der Schritt zur Digitalisierung fallt vielen Verwaltern weiterhin schwer. Welche Empfehlung würden Sie Verwaltern geben, die digitaler Verwaltung skeptisch gegenüberstehen? Was hat Sie überzeugt?
Die Überzeugung, dass der Weg beschritten werden muss, war bei mir schon lange bevor ich facilioo kennen gelernt habe gewachsen. Einzig das passende Produkt hat mir gefehlt. Ich kann nur empfehlen, die eigenen Daten zu pflegen, „einfach“ zu beginnen und hierbei die (bisherigen) eigenen Arbeitsprozesse kritisch zu hinterfragen.

+ Was denken Sie über die Partnerschaft mit facilioo und was wünschen Sie sich für die weitere Zusammenarbeit?
In den vergangenen zwei Jahren hat sich viel getan, meine Wunschliste an Funktionen und Verbesserungen hat sich stets weiter reduziert. Glücklicherweise werden sinnvolle Ergänzungen bei facilioo berücksichtigt und auch umgesetzt. Sicherlich sind aber auch noch kleinere Punkte auf der Wunschliste verblieben. Insoweit gilt für uns und facilioo das, was auch für jeden „Digitalisierungs-Starter“ gilt: Ärmel hoch und (weiter) machen!

+ Was hat Sie bei der Arbeit mit facilioo positiv überrascht? Inwieweit entspricht Ihre jetzige Verwaltungstätigkeit Ihren Vorstellungen zur digitalen Immobilienverwaltung?
Als ich Jens Paas im Rahmen einer Fortbildung kennen lernte und wir uns zwischen zwei Vorträgen gemeinsam durch die App geklickt haben, war sofort klar: Das ist genau das Produkt, nach dem ich seit Jahren gesucht hatte. Zwei Tage später hatte ich einen Testaccount und 30 Vorgänge. Der Testaccount wandelte sich dann sehr schnell in den „richtigen“. In den vergangenen zwei Jahren habe ich viele Erweiterungen vorgeschlagen und bin froh, dass ein Großteil davon auch umgesetzt werden konnte. Insoweit sehe ich uns gemeinsam mit unserem Partner facilioo auf einem sehr guten Weg.

+ Welche Leistung von facilioo hat Sie überzeugt?
facilioo verfolgt genau den oben beschriebenen Ansatz: Eine Kommunikation mit allen Beteiligten, automatisch generierte „follow-ups“ für Kunden, gut strukturierte Informationen für Dienstleister und Handwerker. Und all dies geschieht mit weniger Aufwand als bisher.