Erfah­rungs­be­richt der Namys­lo Immo­bi­li­en­ver­wal­tung GmbH

Steffen Namyslo, Prokurist

Die Namys­lo Immo­bi­li­en­ver­wal­tung gehört zu unse­ren Top-Kun­den. Wie die­se ihre Arbeits­pro­zes­se mit faci­lioo opti­mie­ren konn­te und wie­so die offe­ne Platt­form auch für Sie die rich­ti­ge Lösung ist, erfah­ren Sie im Erfah­rungs­be­richt von Stef­fen Namys­lo, Pro­ku­rist der Namys­lo Immo­bi­li­en­ver­wal­tung GmbH.

“Seit Grün­dung des Unter­neh­mens vor über 30 Jah­ren liegt unser Haupt­au­gen­merk auf einer part­ner­schaft­li­chen und lang­fris­ti­gen Zusam­men­ar­beit mit unse­ren Kun­den. Mitt­ler­wei­le wer­den im Raum Frank­furt und Umge­bung rund 3.600 Ein­hei­ten verwaltet.”

Inter­view mit der Namys­lo Immo­bi­li­en­ver­wal­tung GmbH

+ Was stell­te sich als größ­te Hür­de für Ihre Haus­ver­wal­tung dar und wie haben Sie die­se überwunden?

Im Zuge der Ein­füh­rung von faci­lioo wer­den scho­nungs­los bestehen­de Miss­stän­de der bis­he­ri­gen Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie offen gelegt. Mit dem Scan­nen von Doku­men­ten ist es nicht getan. Auch kann die Imple­men­tie­rung eines sol­chen Tools in das eige­ne Büro nicht von allein gehen. Es gilt die Chan­ce zu nut­zen, tra­di­tio­nel­le Arbeits­pro­zes­se zu über­den­ken und zu optimieren.

+ Wie war Ihre Erfah­rung bei der Inte­gra­ti­on von faci­lioo in Ihr Unter­neh­men, sowohl bei der Anbin­dung am ERP-Sys­tem als auch mit der Akzep­tanz unter Mit­ar­bei­tern? Wo hat faci­lioo Sie beson­ders im Chan­ge Manage­ment unter­stüt­zen können?
Durch feh­len­den Daten­stan­dard ist die Anbin­dung ver­schie­de­ner Sys­te­me nie gänz­lich rei­bungs­los. Die anfäng­li­chen Schwie­rig­kei­ten der Syn­chro­ni­sa­ti­on konn­ten wir gemein­sam ange­hen und lösen.

Mit­ar­bei­ter sind meist skep­tisch, wenn es um die Ein­füh­rung neu­er Pro­duk­te oder Arbeits­wei­sen geht. Auch hier gilt es zu kom­mu­ni­zie­ren und Vor­tei­le auf­zu­zei­gen. Erken­nen die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter den Mehr­wert selbst, so steigt die Akzep­tanz deutlich.

+ Wel­che faci­lioo Funk­tio­nen för­dert die Stär­ken Ihres Unter­neh­mens und wel­che konn­ten mög­li­che Schwä­chen reduzieren?
Ein part­ner­schaft­li­cher Umgang bringt mit sich, dass Kun­den über den Sta­tus ihrer Vor­gän­ge infor­miert sind. Die­se Infor­ma­ti­ons­ket­te lässt sich dank faci­lioo deut­lich vereinfachen.

+ Wie wich­tig ist die Zusam­men­ar­beit mit Part­nern für Ihre Haus­ver­wal­tung und warum?
Eine Haus­ver­wal­tung ist im Wesent­li­chen der Mode­ra­tor der ver­schie­de­nen Akteu­re. Auf der einen Sei­te ste­hen die Kun­den, auf der ande­ren für die Lie­gen­schaf­ten täti­ge Dienst­leis­ter und Hand­wer­ker. Unse­re Auf­ga­be ist es, die Arbeits­pro­zes­se so zuein­an­der zu füh­ren, dass ein für alle ver­tret­ba­res Ergeb­nis ent­steht. Und dies geht nur mit Kommunikation!

+ Wie sah die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Kun­den und Part­nern vor dem Ein­satz mit faci­lioo aus? Wel­che Ver­än­de­rung in der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on beob­ach­ten Sie nach dem Ein­satz von facilioo?
Die Art der Kom­mu­ni­ka­ti­on hat sich nicht wesent­lich ver­än­dert, dies ist auch der Grund, war­um faci­lioo zu unse­rem Unter­neh­men sehr gut passt. Was sich aber ver­än­dert hat ist, dass Kun­den nun nicht nur per E‑Mail infor­miert wer­den, son­dern über die Kun­den­app einen zen­tra­len Anlauf­punkt haben, an dem sie Infor­ma­tio­nen ein­se­hen kön­nen, ohne lan­ge nach der pas­sen­den E‑Mail suchen zu müssen.

+ Bei wel­chen Arbeits­schrit­ten gene­riert faci­lioo einen beson­de­ren Mehr­wert für Ihr Unter­neh­men? Wie stellt sich die­ser Mehr­wert in Ihrer Ver­wal­tung dar?
Vie­le klei­ne Zeit­ein­spa­run­gen sind für mich in den ver­gan­ge­nen zwei Jah­ren der­art selbst­ver­ständ­lich gewor­den, sodass man sie über­haupt nicht mehr bewusst wahr­nimmt. Eine Bear­bei­tung von Vor­gän­gen, bei denen man E‑Mails, Schrift­wech­sel etc. in Papier­form in einem Ord­ner ablegt, gibt es bei uns nun nicht mehr. Das wird wohl die größ­te Zeit­ein­spa­rung sein.

Über­ge­ord­ne­te Bear­bei­tung wird eben­falls sehr leicht gemacht, bei Anruf eines Kun­den kann jeder im Team schnell und ein­fach Aus­kunft geben.
Unser Tages­ge­schäft ist so schlicht ein­fa­cher zu über­bli­cken und zu bearbeiten.

+ Wie unter­stützt faci­lioo Sie bei der Bewäl­ti­gung von all­täg­li­chen Ver­wal­tungs­auf­ga­ben? Was ist dabei Ihre Lieblingsfunktion?
Ich habe weit über 1000 Vor­gän­ge in faci­lioo ange­legt. Das Vor­gangs­mangs­man­ge­ment ist mit der ent­schei­den­de Punkt der die Digi­ta­li­sie­rung in mei­nem Unter­neh­men vor­an bringt.

+ War­um ist es für Ihre Ver­wal­tung beson­ders wich­tig, eine offe­ne Platt­form zu nutzen?
Eine Insel­lö­sung ist wie in ande­ren Berei­chen auch schlicht nicht ziel­füh­rend. Nur mit offe­nen Schnitt­stel­len wird es mög­lich sein, Part­ner pro­fes­sio­nell zu verbinden.

+ Der Schritt zur Digi­ta­li­sie­rung fallt vie­len Ver­wal­tern wei­ter­hin schwer. Wel­che Emp­feh­lung wür­den Sie Ver­wal­tern geben, die digi­ta­ler Ver­wal­tung skep­tisch gegen­über­ste­hen? Was hat Sie überzeugt?
Die Über­zeu­gung, dass der Weg beschrit­ten wer­den muss, war bei mir schon lan­ge bevor ich faci­lioo ken­nen gelernt habe gewach­sen. Ein­zig das pas­sen­de Pro­dukt hat mir gefehlt. Ich kann nur emp­feh­len, die eige­nen Daten zu pfle­gen, „ein­fach“ zu begin­nen und hier­bei die (bis­he­ri­gen) eige­nen Arbeits­pro­zes­se kri­tisch zu hinterfragen.

+ Was den­ken Sie über die Part­ner­schaft mit faci­lioo und was wün­schen Sie sich für die wei­te­re Zusammenarbeit?
In den ver­gan­ge­nen zwei Jah­ren hat sich viel getan, mei­ne Wunsch­lis­te an Funk­tio­nen und Ver­bes­se­run­gen hat sich stets wei­ter redu­ziert. Glück­li­cher­wei­se wer­den sinn­vol­le Ergän­zun­gen bei faci­lioo berück­sich­tigt und auch umge­setzt. Sicher­lich sind aber auch noch klei­ne­re Punk­te auf der Wunsch­lis­te ver­blie­ben. Inso­weit gilt für uns und faci­lioo das, was auch für jeden „Digi­ta­li­sie­rungs-Star­ter“ gilt: Ärmel hoch und (wei­ter) machen!

+ Was hat Sie bei der Arbeit mit faci­lioo posi­tiv über­rascht? Inwie­weit ent­spricht Ihre jet­zi­ge Ver­wal­tungs­tä­tig­keit Ihren Vor­stel­lun­gen zur digi­ta­len Immobilienverwaltung?
Als ich Jens Paas im Rah­men einer Fort­bil­dung ken­nen lern­te und wir uns zwi­schen zwei Vor­trä­gen gemein­sam durch die App geklickt haben, war sofort klar: Das ist genau das Pro­dukt, nach dem ich seit Jah­ren gesucht hat­te. Zwei Tage spä­ter hat­te ich einen Testac­count und 30 Vor­gän­ge. Der Testac­count wan­del­te sich dann sehr schnell in den „rich­ti­gen“. In den ver­gan­ge­nen zwei Jah­ren habe ich vie­le Erwei­te­run­gen vor­ge­schla­gen und bin froh, dass ein Groß­teil davon auch umge­setzt wer­den konn­te. Inso­weit sehe ich uns gemein­sam mit unse­rem Part­ner faci­lioo auf einem sehr guten Weg.

+ Wel­che Leis­tung von faci­lioo hat Sie überzeugt?
faci­lioo ver­folgt genau den oben beschrie­be­nen Ansatz: Eine Kom­mu­ni­ka­ti­on mit allen Betei­lig­ten, auto­ma­tisch gene­rier­te „fol­low-ups“ für Kun­den, gut struk­tu­rier­te Infor­ma­tio­nen für Dienst­leis­ter und Hand­wer­ker. Und all dies geschieht mit weni­ger Auf­wand als bisher.