Erfahrungsbericht von ImmoConcept Hillemeier

Gabi Hillemeier, Marketingmanagement

ImmoConcept Hillemeier ist einer unserer Power-User. Wie die Immobilienverwaltung ihre Arbeitsprozesse mit facilioo optimieren konnte, erfahren Sie im Erfahrungsbericht von Gabi Hillemeier, Marketingmanagement ImmoConcept Hillemeier.

„Wir zählen zu einer der größten privat geführten Immobilienverwaltungen im Rheinland und verwalten rund 14.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Unsere rund 60 Mitarbeiter sind zurzeit überwiegend im WEG- Bereich tätig wobei unsere Abteilung für die Mietverwaltung und gerade der Bereich „Family Office“ mehr in den Focus rückt.“

Interview mit ImmoConcept Hillemeier

+ Was zeichnet Ihre Hausverwaltung aus und wofür steht Ihr Unternehmen?

Seit Gründung der Firma 2004 haben wir den Prozess der „Digitalisierung“ im Auge.

Auch wenn die Vorstellung und Erwartungshaltung der Digitalisierung zu diesem Zeitpunkt noch nicht an die Möglichkeiten von heute denken konnte.

Letztlich von Papierstapeln und dicken Aktenordnern bis zu den heutigen digitalen Plattformen haben wir all die Jahre an unseren immer weiter zu verbessernden digitalen Abläufen gearbeitet. Dafür stehen wir und das ist unsere Leidenschaft und unser Ansporn.

Wir wollen mit ImmoConcept 4.0 die Verzahnungen schaffen zwischen dem Anliegen und der Zufriedenheit unserer Kunden, der Life-Work-Balance unserer Mitarbeiter und der Belange unseres Unternehmens. Das geht nur mit modernster Technik und innovativer Vorgehensweise. Immer wieder neu Wege in der Immobilienbranche beschreiten, das zeichnet uns aus.

+ Was stellte sich als größte Herausforderung für Ihre Hausverwaltung dar und wie gehen Sie diese an? 

Wir sehen in den letzten Jahren den Trend eine immer weiter steigende Erwartungshaltung unserer Kunden in Sachen Erreichbarkeit. Der Kunde agiert in seinem Umfeld nicht mehr nur zu bisher üblichen Bürozeiten. Leben und Arbeiten an verschiedenen Örtlichkeiten zu unterschiedlichen Zeiten rücken in allen Lebens-Bereichen immer näher zusammen und müssen abgedeckt werden. Der Kunde will zu jeder Zeit eine Möglichkeit haben sein Anliegen einfach zu platzieren.

Wenn man die Kundenbindung und somit den Anschluss nicht verlieren will, muss das Angebot an Kommunikationsmöglichkeiten für die Kunden auch von der Immobilienverwaltung dem Trend angepasst und unterstützt werden

+ Was gefällt Ihnen besonders an facilioo?

Bei facilioo können wir alle unsere Vorgänge, Dienstleister, Partner und Kunden auf einer Plattform digital abbilden bzw. zusammenbringen und direkt mit Hilfe der Plattform kommunizieren.

In den unterschiedlichen Vorgängen können wir einfach zwischen den Dienstleistern/Partnern auswählen, mit denen wir zusammenarbeiten wollen.

Die zudem offene Plattform erlaubt es unserer Verwaltung zu wachsen und weitere neue Dienstleister und Partner mit zu integrieren. Ohne diese Art der offenen Plattform müsste man ergänzende Lösungen suchen, was wiederum mit einem Zeitverlust und Mehraufwand verbunden wäre.

+ Welche facilioo Funktionen fördern die Stärken Ihres Unternehmens und welche konnten mögliche Schwächen reduzieren?

Wie schon erwähnt, schlugen wir bereits sehr früh den Weg des papierlosen Büros und der digitalen Prozesse ein.

Mit facilioo können wir genau diese Stärke weiter optimal perfektionieren und mit dem modularen Aufbau der facilioo Lösungen bedienen. Ressourcen lassen sich dadurch für uns gezielter und übersichtlicher einsetzen. Die Verzahnung zwischen uns als Verwaltung, unseren Dienstleistern und Partner sowie unseren Kunden wird dadurch weiter deutlich unterstützt.

+ Wie war Ihre Erfahrung bei der Integration von facilioo in Ihr Unternehmen, sowohl bei der Anbindung am ERP-System als auch mit der Akzeptanz unter Mitarbeitern? Wo hat facilioo Sie besonders im Change-Management unterstützen können?

Jeder Change Prozess innerhalb eines Unternehmens muss ein gut überlegter Schritt sein.

Bei facilioo fühlten wir uns von Beginn an gut aufgehoben. Durch eine vertrauensvolle und qualifizierte Zusammenarbeit konnten wir alle unsere Fragen klären. Gerade die Anbindung an unsere Verwaltungs-Software (HausPerfekt) macht die Integration von facilioo sehr einfach.

Überzeugt hat uns letztlich die Leidenschaft die facilioo bei der Entwicklung, den stetigen Verbesserungen und Weiterentwicklungen einsetzt. Facilioo hat uns direkt an Ergebnissen aus der Praxis gezeigt, dass sie unsere Bedürfnisse als Verwaltung verstanden hat und unsere Wünsche ernst nimmt. Der Ansporn von facilioo, mit stetigen Verbesserungen und Ideen die Weiterentwicklungen voranzutreiben, begeistert uns.

Natürlich ist es nie einfach ein neues Produkt in das eigene Unternehmen zu integrieren und vor allem nicht nur die Geschäftsleitung zu überzeugen, sondern alle Mitarbeiter genau an den richtigen Stellen abzuholen.

Durch das Angebot gemeinsamer Vor-Ort-Workshops und Webinare hat facilioo den Change Prozess gerade an dieser Stelle maßgeblich vereinfacht. Anfängliche Bedenken der Mitarbeiter konnten schnell aus dem Weg geräumt werden.

+ Welche Veränderung in der Kundenkommunikation beobachten Sie nach dem Einsatz von facilioo?
Durch die Einführung unserer neuen Kunden-App können wir unseren Kunden eine noch einfachere, schnellere und vor allem zu jeder Zeit mögliche Kommunikation mit uns anbieten. Der Kunde kann sein Anliegen dann angehen oder platzieren, wann es in seinen Alltag passt.

Das schätzen unsere Kunden sehr. Auch hier wären wir wieder bei dem schon erwähnten Wandel der Generationen und der Interaktionen. Beobachten wir einfach uns selber: gerade jetzt in der Zeit des verstärken Homeoffice und der veränderten Situation durch die Pandemie wird auch bei uns nicht alles zu bisher vermeintlich normalen Bürozeiten abgewickelt aufgrund verschiedener Belange.  Auch wir haben ein anderes Zeitmanagement. Das geht unseren Kunden mit ihren Belangen nicht anders. Hier müssen wir als Verwaltung drauf reagieren. facilioo bietet uns hier mit der offenen Plattform eine sehr innovative Möglichkeit für unsere Kunden.

Abgesehen von der besseren Kommunikationsmöglichkeit haben wir mehr Zeit unseren Kunden in wirklichen Problemen zu unterstützen. Wir stellen Dokumenten wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne und Protokolle aber auch objektrelevante Dokumente vom Energieausweis über die Hausordnung bis zur Teilungserklärung in der Kunden-App bereit. So reduzieren sich damit die Routineanfragen in Bezug auf diese und weitere Dokumente.

Ein weiterer Punkt, der sich positiv verändert hat in der Kundenkommunikation ist die viel bessere Informationsmöglichkeit unserer Kunden bei z.B. kurzfristigen Betriebsstörungen im Objekt.

Sollte beispielweise der Aufzug ausgefallen sein oder eine Heizungsstörung vorliegen, haben wir die Möglichkeit über die App eine schnelle Info an alle Bewohner aufzusetzen. Der Kunden kann sich so frühzeitig auf alle Eventualitäten einstellen und wir bekommen einen Schaden nicht mehrfach von allen Bewohnern gemeldet. Das bindet bei uns somit weniger Ressourcen.

In Sachen Schadensbearbeitung haben unsere Mitarbeiter eine noch schnellere Aktionsmöglichkeit. Durch die integrierte Foto-Funktion kann der Kunde gleich über die App alle benötigten Informationen zu seinem Schaden liefern. Dies reduziert zeitfressende Rückfragen. Aus der Schadensmeldung können unsere Mitarbeiter gleich einen Vorgang machen sowie Partner und Dienstleister mit ins Boot holen ohne die Plattform zu verlassen. Ein großer Vorteil in der zentralen Bearbeitung.

+ Was hat Sie bei der Arbeit mit facilioo positiv überrascht? Inwieweit entspricht Ihre jetzige Verwaltungstätigkeit Ihren Vorstellungen zur digitalen Immobilienverwaltung?

Wir haben mit facilioo einen weiteren großen Schritt zur komplett digitalen Transformation vorgenommen. Als Ausrichtung für die Zukunft sind wir hier jetzt sehr gut aufgestellt. Darüber sind wir sehr froh. Uns war von Beginn an wichtig, dass wir ein Produkt einsetzen, dass nicht nur standardisierte und automatisierte Vorgänge erstellt, sondern sich auch an unsere Unternehmensbelange anpassen kann. Mit facilioo haben wir so ein Produkt gefunden. Die weitere Zusammenarbeit wird zeigen, welche Möglichkeiten uns noch offenstehen. Wir freuen uns auf die weitere spannende Zusammenarbeit mit vielen innovativen Idee. Auch hier finden wir bei facilioo für unsere Ideen immer ein offenes Ohr. Das begeistert uns.

+ Der Schritt zur Digitalisierung fallt vielen Verwaltern weiterhin schwer. Welche Empfehlung würden Sie Verwaltern geben, die digitaler Verwaltung skeptisch gegenüberstehen? Was hat Sie überzeugt?

Gegen die Digitalisierung kann sich heute keiner mehr sperren – auch nicht in der Immobilienbranche – das muss jedem klar sein. Sie nimmt in unser aller Leben immer mehr Platz ein und vereinfacht viele Dinge, ob beruflich oder privat.

Die Anforderungen der Generationen und somit unser aller Kunden wandeln sich. Die Generation X, Y, und Z agiert vollkommen anders. Das sind aber unsere Kunden von heute und morgen. Darauf müssen wir uns rechtzeitig einstellen. Wenn eine Verwaltung das Thema heute ignoriert, werden die irgendwann zwangsläufig notwendigen Anpassungs-Schritte einfach zu groß.

Ich würde empfehlen sich die Vorteile einer offenen Plattform bei facilioo einfach mal anzusehen und sich auch nicht davor zu scheuen die eigenen ganz reale Bedenken einfach auszusprechen. So haben wir es auch gemacht. Dabei haben wir festgestellt, dass man sich nicht alleine auf den Weg der Transformation macht, sondern sehr gut bei facilioo aufgehoben und unterstützt ist.

Wir können das ganze auch mit einem Zitat von Schiller abrunden:

„Wer nicht mit der Zeit gehtgeht mit der Zeit

Das ist aus unserer Sicht vorprogrammiert – leider auch in der Verwalterbranche.

+ Wie haben Sie die Einführung Ihrer Kunden-App verbreitet bzw. die Kunden darüber informiert? Was raten Sie einem Verwalter?

Eine App zu haben ohne dass es jemand weiß, nützt in der Tat nichts.

Hier empfehlen wir jedem Verwalterkollegen die verschiedensten Verbreitungsmöglichkeiten zu nutzen um die Kunden je nach Generation auf verschiedenen Wegen zu erreichen.

Sehr einfach lässt sich innerhalb der facilioo Plattform das Modul der Bewohnerinfo nutzen. Schnell und effektiv können so Eigentümer und Mieter nicht nur über objektrelevante Gegebenheiten informiert werden, sondern auch über Neuerungen und Service-Erweiterungen für den Kunden.

Weiterhin ist es unserer Meinung nach wichtig, hier verschiedene aktuelle Medien zu nutzen.

Von der Erstellung einer eigens dafür erstellen Internetseite (www.my-immo-app.de) über die Produktion von Werbeflyern und Plakaten bis zu Erstellung eines Werbevideo (https://youtu.be/lZD140OczQU) sowie Facebook und Co. (https://www.facebook.com/ImmoConcept.Hillemeier.GEBE/) sind wir über verschiedene Kanäle in die Verteilung gegangen.

Letztlich zählt, wer schneller in den gesamten Umwandlungsprozess der Digitalisierung einsteigt, wird auch früher die Vorteile daraus gewinnen können.

Weiterhin ist es unserer Meinung nach wichtig, hier verschiedene aktuelle Medien zu nutzen.
Von der Erstellung einer eigens dafür erstellen Internetseite (www.my-immo-app.de) über die Produktion von Werbeflyern und Plakaten bis zu Erstellung eines Werbevideo (https://youtu.be/lZD140OczQU) sowie Facebook und Co. (https://www.facebook.com/ImmoConcept.Hillemeier.GEBE/) sind wir über verschiedene Kanäle in die Verteilung gegangen.

Letztlich zählt, wer schneller in den gesamten Umwandlungsprozess der Digitalisierung einsteigt, wird auch früher die Vorteile daraus gewinnen können.