Erfah­rungs­be­richt von Immo­Con­cept Hillemeier

Gabi Hillemeier, Marketingmanagement

Immo­Con­cept Hil­lem­ei­er ist einer unse­rer Power-User. Wie die Immo­bi­li­en­ver­wal­tung ihre Arbeits­pro­zes­se mit faci­lioo opti­mie­ren konn­te, erfah­ren Sie im Erfah­rungs­be­richt von Gabi Hil­lem­ei­er, Mar­ke­ting­ma­nage­ment Immo­Con­cept Hillemeier.

“Wir zäh­len zu einer der größ­ten pri­vat geführ­ten Immo­bi­li­en­ver­wal­tun­gen im Rhein­land und ver­wal­ten rund 14.000 Wohn- und Gewer­be­ein­hei­ten. Unse­re rund 60 Mit­ar­bei­ter sind zur­zeit über­wie­gend im WEG- Bereich tätig wobei unse­re Abtei­lung für die Miet­ver­wal­tung und gera­de der Bereich „Fami­ly Office“ mehr in den Focus rückt.”

Inter­view mit Immo­Con­cept Hillemeier

+ Was zeich­net Ihre Haus­ver­wal­tung aus und wofür steht Ihr Unternehmen?

Seit Grün­dung der Fir­ma 2004 haben wir den Pro­zess der „Digi­ta­li­sie­rung“ im Auge.

Auch wenn die Vor­stel­lung und Erwar­tungs­hal­tung der Digi­ta­li­sie­rung zu die­sem Zeit­punkt noch nicht an die Mög­lich­kei­ten von heu­te den­ken konnte.

Letzt­lich von Papier­sta­peln und dicken Akten­ord­nern bis zu den heu­ti­gen digi­ta­len Platt­for­men haben wir all die Jah­re an unse­ren immer wei­ter zu ver­bes­sern­den digi­ta­len Abläu­fen gear­bei­tet. Dafür ste­hen wir und das ist unse­re Lei­den­schaft und unser Ansporn.

Wir wol­len mit Immo­Con­cept 4.0 die Ver­zah­nun­gen schaf­fen zwi­schen dem Anlie­gen und der Zufrie­den­heit unse­rer Kun­den, der Life-Work-Balan­ce unse­rer Mit­ar­bei­ter und der Belan­ge unse­res Unter­neh­mens. Das geht nur mit moderns­ter Tech­nik und inno­va­ti­ver Vor­ge­hens­wei­se. Immer wie­der neu Wege in der Immo­bi­li­en­bran­che beschrei­ten, das zeich­net uns aus.

+ Was stell­te sich als größ­te Her­aus­for­de­rung für Ihre Haus­ver­wal­tung dar und wie gehen Sie die­se an? 

Wir sehen in den letz­ten Jah­ren den Trend eine immer wei­ter stei­gen­de Erwar­tungs­hal­tung unse­rer Kun­den in Sachen Erreich­bar­keit. Der Kun­de agiert in sei­nem Umfeld nicht mehr nur zu bis­her übli­chen Büro­zei­ten. Leben und Arbei­ten an ver­schie­de­nen Ört­lich­kei­ten zu unter­schied­li­chen Zei­ten rücken in allen Lebens-Berei­chen immer näher zusam­men und müs­sen abge­deckt wer­den. Der Kun­de will zu jeder Zeit eine Mög­lich­keit haben sein Anlie­gen ein­fach zu platzieren.

Wenn man die Kun­den­bin­dung und somit den Anschluss nicht ver­lie­ren will, muss das Ange­bot an Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten für die Kun­den auch von der Immo­bi­li­en­ver­wal­tung dem Trend ange­passt und unter­stützt werden

+ Was gefällt Ihnen beson­ders an facilioo?

Bei faci­lioo kön­nen wir alle unse­re Vor­gän­ge, Dienst­leis­ter, Part­ner und Kun­den auf einer Platt­form digi­tal abbil­den bzw. zusam­men­brin­gen und direkt mit Hil­fe der Platt­form kommunizieren.

In den unter­schied­li­chen Vor­gän­gen kön­nen wir ein­fach zwi­schen den Dienstleistern/Partnern aus­wäh­len, mit denen wir zusam­men­ar­bei­ten wollen.

Die zudem offe­ne Platt­form erlaubt es unse­rer Ver­wal­tung zu wach­sen und wei­te­re neue Dienst­leis­ter und Part­ner mit zu inte­grie­ren. Ohne die­se Art der offe­nen Platt­form müss­te man ergän­zen­de Lösun­gen suchen, was wie­der­um mit einem Zeit­ver­lust und Mehr­auf­wand ver­bun­den wäre.

+ Wel­che faci­lioo Funk­tio­nen för­dern die Stär­ken Ihres Unter­neh­mens und wel­che konn­ten mög­li­che Schwä­chen reduzieren?

Wie schon erwähnt, schlu­gen wir bereits sehr früh den Weg des papier­lo­sen Büros und der digi­ta­len Pro­zes­se ein.

Mit faci­lioo kön­nen wir genau die­se Stär­ke wei­ter opti­mal per­fek­tio­nie­ren und mit dem modu­la­ren Auf­bau der faci­lioo Lösun­gen bedie­nen. Res­sour­cen las­sen sich dadurch für uns geziel­ter und über­sicht­li­cher ein­set­zen. Die Ver­zah­nung zwi­schen uns als Ver­wal­tung, unse­ren Dienst­leis­tern und Part­ner sowie unse­ren Kun­den wird dadurch wei­ter deut­lich unterstützt.

+ Wie war Ihre Erfah­rung bei der Inte­gra­ti­on von faci­lioo in Ihr Unter­neh­men, sowohl bei der Anbin­dung am ERP-Sys­tem als auch mit der Akzep­tanz unter Mit­ar­bei­tern? Wo hat faci­lioo Sie beson­ders im Chan­ge-Manage­ment unter­stüt­zen können?

Jeder Chan­ge Pro­zess inner­halb eines Unter­neh­mens muss ein gut über­leg­ter Schritt sein.

Bei faci­lioo fühl­ten wir uns von Beginn an gut auf­ge­ho­ben. Durch eine ver­trau­ens­vol­le und qua­li­fi­zier­te Zusam­men­ar­beit konn­ten wir alle unse­re Fra­gen klä­ren. Gera­de die Anbin­dung an unse­re Ver­wal­tungs-Soft­ware (Haus­Per­fekt) macht die Inte­gra­ti­on von faci­lioo sehr einfach.

Über­zeugt hat uns letzt­lich die Lei­den­schaft die faci­lioo bei der Ent­wick­lung, den ste­ti­gen Ver­bes­se­run­gen und Wei­ter­ent­wick­lun­gen ein­setzt. Faci­lioo hat uns direkt an Ergeb­nis­sen aus der Pra­xis gezeigt, dass sie unse­re Bedürf­nis­se als Ver­wal­tung ver­stan­den hat und unse­re Wün­sche ernst nimmt. Der Ansporn von faci­lioo, mit ste­ti­gen Ver­bes­se­run­gen und Ideen die Wei­ter­ent­wick­lun­gen vor­an­zu­trei­ben, begeis­tert uns.

Natür­lich ist es nie ein­fach ein neu­es Pro­dukt in das eige­ne Unter­neh­men zu inte­grie­ren und vor allem nicht nur die Geschäfts­lei­tung zu über­zeu­gen, son­dern alle Mit­ar­bei­ter genau an den rich­ti­gen Stel­len abzuholen.

Durch das Ange­bot gemein­sa­mer Vor-Ort-Work­shops und Webi­na­re hat faci­lioo den Chan­ge Pro­zess gera­de an die­ser Stel­le maß­geb­lich ver­ein­facht. Anfäng­li­che Beden­ken der Mit­ar­bei­ter konn­ten schnell aus dem Weg geräumt werden.

+ Wel­che Ver­än­de­rung in der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on beob­ach­ten Sie nach dem Ein­satz von facilioo?
Durch die Ein­füh­rung unse­rer neu­en Kun­den-App kön­nen wir unse­ren Kun­den eine noch ein­fa­che­re, schnel­le­re und vor allem zu jeder Zeit mög­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on mit uns anbie­ten. Der Kun­de kann sein Anlie­gen dann ange­hen oder plat­zie­ren, wann es in sei­nen All­tag passt.

Das schät­zen unse­re Kun­den sehr. Auch hier wären wir wie­der bei dem schon erwähn­ten Wan­del der Genera­tio­nen und der Inter­ak­tio­nen. Beob­ach­ten wir ein­fach uns sel­ber: gera­de jetzt in der Zeit des ver­stär­ken Home­of­fice und der ver­än­der­ten Situa­ti­on durch die Pan­de­mie wird auch bei uns nicht alles zu bis­her ver­meint­lich nor­ma­len Büro­zei­ten abge­wi­ckelt auf­grund ver­schie­de­ner Belan­ge.  Auch wir haben ein ande­res Zeit­ma­nage­ment. Das geht unse­ren Kun­den mit ihren Belan­gen nicht anders. Hier müs­sen wir als Ver­wal­tung drauf reagie­ren. faci­lioo bie­tet uns hier mit der offe­nen Platt­form eine sehr inno­va­ti­ve Mög­lich­keit für unse­re Kunden.

Abge­se­hen von der bes­se­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­keit haben wir mehr Zeit unse­ren Kun­den in wirk­li­chen Pro­ble­men zu unter­stüt­zen. Wir stel­len Doku­men­ten wie Abrech­nun­gen, Wirt­schafts­plä­ne und Pro­to­kol­le aber auch objekt­re­le­van­te Doku­men­te vom Ener­gie­aus­weis über die Haus­ord­nung bis zur Tei­lungs­er­klä­rung in der Kun­den-App bereit. So redu­zie­ren sich damit die Rou­ti­ne­an­fra­gen in Bezug auf die­se und wei­te­re Dokumente.

Ein wei­te­rer Punkt, der sich posi­tiv ver­än­dert hat in der Kun­den­kom­mu­ni­ka­ti­on ist die viel bes­se­re Infor­ma­ti­ons­mög­lich­keit unse­rer Kun­den bei z.B. kurz­fris­ti­gen Betriebs­stö­run­gen im Objekt.

Soll­te bei­spiel­wei­se der Auf­zug aus­ge­fal­len sein oder eine Hei­zungs­stö­rung vor­lie­gen, haben wir die Mög­lich­keit über die App eine schnel­le Info an alle Bewoh­ner auf­zu­set­zen. Der Kun­den kann sich so früh­zei­tig auf alle Even­tua­li­tä­ten ein­stel­len und wir bekom­men einen Scha­den nicht mehr­fach von allen Bewoh­nern gemel­det. Das bin­det bei uns somit weni­ger Ressourcen.

In Sachen Scha­dens­be­ar­bei­tung haben unse­re Mit­ar­bei­ter eine noch schnel­le­re Akti­ons­mög­lich­keit. Durch die inte­grier­te Foto-Funk­ti­on kann der Kun­de gleich über die App alle benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zu sei­nem Scha­den lie­fern. Dies redu­ziert zeit­fres­sen­de Rück­fra­gen. Aus der Scha­dens­mel­dung kön­nen unse­re Mit­ar­bei­ter gleich einen Vor­gang machen sowie Part­ner und Dienst­leis­ter mit ins Boot holen ohne die Platt­form zu ver­las­sen. Ein gro­ßer Vor­teil in der zen­tra­len Bearbeitung.

+ Was hat Sie bei der Arbeit mit faci­lioo posi­tiv über­rascht? Inwie­weit ent­spricht Ihre jet­zi­ge Ver­wal­tungs­tä­tig­keit Ihren Vor­stel­lun­gen zur digi­ta­len Immobilienverwaltung?

Wir haben mit faci­lioo einen wei­te­ren gro­ßen Schritt zur kom­plett digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on vor­ge­nom­men. Als Aus­rich­tung für die Zukunft sind wir hier jetzt sehr gut auf­ge­stellt. Dar­über sind wir sehr froh. Uns war von Beginn an wich­tig, dass wir ein Pro­dukt ein­set­zen, dass nicht nur stan­dar­di­sier­te und auto­ma­ti­sier­te Vor­gän­ge erstellt, son­dern sich auch an unse­re Unter­neh­mens­be­lan­ge anpas­sen kann. Mit faci­lioo haben wir so ein Pro­dukt gefun­den. Die wei­te­re Zusam­men­ar­beit wird zei­gen, wel­che Mög­lich­kei­ten uns noch offen­ste­hen. Wir freu­en uns auf die wei­te­re span­nen­de Zusam­men­ar­beit mit vie­len inno­va­ti­ven Idee. Auch hier fin­den wir bei faci­lioo für unse­re Ideen immer ein offe­nes Ohr. Das begeis­tert uns.

+ Der Schritt zur Digi­ta­li­sie­rung fallt vie­len Ver­wal­tern wei­ter­hin schwer. Wel­che Emp­feh­lung wür­den Sie Ver­wal­tern geben, die digi­ta­ler Ver­wal­tung skep­tisch gegen­über­ste­hen? Was hat Sie überzeugt?

Gegen die Digi­ta­li­sie­rung kann sich heu­te kei­ner mehr sper­ren – auch nicht in der Immo­bi­li­en­bran­che – das muss jedem klar sein. Sie nimmt in unser aller Leben immer mehr Platz ein und ver­ein­facht vie­le Din­ge, ob beruf­lich oder privat.

Die Anfor­de­run­gen der Genera­tio­nen und somit unser aller Kun­den wan­deln sich. Die Genera­ti­on X, Y, und Z agiert voll­kom­men anders. Das sind aber unse­re Kun­den von heu­te und mor­gen. Dar­auf müs­sen wir uns recht­zei­tig ein­stel­len. Wenn eine Ver­wal­tung das The­ma heu­te igno­riert, wer­den die irgend­wann zwangs­läu­fig not­wen­di­gen Anpas­sungs-Schrit­te ein­fach zu groß.

Ich wür­de emp­feh­len sich die Vor­tei­le einer offe­nen Platt­form bei faci­lioo ein­fach mal anzu­se­hen und sich auch nicht davor zu scheu­en die eige­nen ganz rea­le Beden­ken ein­fach aus­zu­spre­chen. So haben wir es auch gemacht. Dabei haben wir fest­ge­stellt, dass man sich nicht allei­ne auf den Weg der Trans­for­ma­ti­on macht, son­dern sehr gut bei faci­lioo auf­ge­ho­ben und unter­stützt ist.

Wir kön­nen das gan­ze auch mit einem Zitat von Schil­ler abrunden:

„Wer nicht mit der Zeit gehtgeht mit der Zeit

Das ist aus unse­rer Sicht vor­pro­gram­miert – lei­der auch in der Verwalterbranche.

+ Wie haben Sie die Ein­füh­rung Ihrer Kun­den-App ver­brei­tet bzw. die Kun­den dar­über infor­miert? Was raten Sie einem Verwalter?

Eine App zu haben ohne dass es jemand weiß, nützt in der Tat nichts.

Hier emp­feh­len wir jedem Ver­wal­ter­kol­le­gen die ver­schie­dens­ten Ver­brei­tungs­mög­lich­kei­ten zu nut­zen um die Kun­den je nach Genera­ti­on auf ver­schie­de­nen Wegen zu erreichen.

Sehr ein­fach lässt sich inner­halb der faci­lioo Platt­form das Modul der Bewoh­ner­in­fo nut­zen. Schnell und effek­tiv kön­nen so Eigen­tü­mer und Mie­ter nicht nur über objekt­re­le­van­te Gege­ben­hei­ten infor­miert wer­den, son­dern auch über Neue­run­gen und Ser­vice-Erwei­te­run­gen für den Kunden.

Wei­ter­hin ist es unse­rer Mei­nung nach wich­tig, hier ver­schie­de­ne aktu­el­le Medi­en zu nutzen.

Von der Erstel­lung einer eigens dafür erstel­len Inter­net­sei­te (www.my-immo-app.de) über die Pro­duk­ti­on von Wer­be­fly­ern und Pla­ka­ten bis zu Erstel­lung eines Wer­be­vi­deo (https://youtu.be/lZD140OczQU) sowie Face­book und Co. (https://www.facebook.com/ImmoConcept.Hillemeier.GEBE/) sind wir über ver­schie­de­ne Kanä­le in die Ver­tei­lung gegangen.

Letzt­lich zählt, wer schnel­ler in den gesam­ten Umwand­lungs­pro­zess der Digi­ta­li­sie­rung ein­steigt, wird auch frü­her die Vor­tei­le dar­aus gewin­nen können.

Wei­ter­hin ist es unse­rer Mei­nung nach wich­tig, hier ver­schie­de­ne aktu­el­le Medi­en zu nutzen.
Von der Erstel­lung einer eigens dafür erstel­len Inter­net­sei­te (www.my-immo-app.de) über die Pro­duk­ti­on von Wer­be­fly­ern und Pla­ka­ten bis zu Erstel­lung eines Wer­be­vi­deo (https://youtu.be/lZD140OczQU) sowie Face­book und Co. (https://www.facebook.com/ImmoConcept.Hillemeier.GEBE/) sind wir über ver­schie­de­ne Kanä­le in die Ver­tei­lung gegangen.

Letzt­lich zählt, wer schnel­ler in den gesam­ten Umwand­lungs­pro­zess der Digi­ta­li­sie­rung ein­steigt, wird auch frü­her die Vor­tei­le dar­aus gewin­nen können.