Fast 70% Zeit­er­spar­nis in Instand­hal­tung und Betrieb

Die Anzahl und der Umfang der immo­bi­li­en­wirt­schaft­li­chen Pro­zes­se sind mitt­ler­wei­le immens. Vor dem Hin­ter­grund ist es für ein Unter­neh­men von gro­ßer Bedeu­tung, die immer wie­der auf­tre­ten­den Pro­zes­se zu ver­ein­fa­chen, zu stan­dar­di­sie­ren und nach Mög­lich­keit zu auto­ma­ti­sie­ren. So lässt sich der Arbeits­auf­wand mini­mie­ren und die Ergeb­nis­qua­li­tät ver­bes­sern. Bei­des zusam­men bewirkt eine erhöh­te Wirt­schaft­lich­keit, da weni­ger Zeit und damit Kos­ten anfal­len und über eine erhöh­te Pro­duk­ti­vi­tät die Grund­la­ge für wei­te­res Wachs­tum auf Basis der vor­han­de­nen Per­so­nal­res­sour­cen geschaf­fen wird.

Wäh­rend des 2. „Ver­wal­ten mit Zukunft Dia­logs“ haben die Teil­neh­mer für das eige­ne Unter­neh­men aus­ge­wer­tet, wie­viel Zeit die Teil-Pro­zes­se eines typi­schen Ver­si­che­rungs­scha­dens jeweils in Anspruch neh­men. Anschlie­ßend wur­den Mit­tel­wer­te gebil­det, um einen all­ge­mei­nen Durch­schnitt zu erhalten.

Ergeb­nis ohne facilioo:

1Annah­me und Anla­ge einer Schadenmeldung23 min
2Beauf­tra­gung Haus­wart zur Sichtprüfung13 min
3Ange­bots­an­fra­ge bei Gewerk inkl. Erin­ne­run­gen und Rückfragen20 min
4Ange­bots­prü­fung17 min
5Ein­ho­lung der Ange­bots­frei­ga­be über Versicherungsmakler12 min
6Beauf­tra­gung des Gewerkes13 min
7Über­wa­chung des Instandsetzungsprozesses32 min
8Prü­fung und Bezah­lung der Rechnung19 min
9Ein­ho­lung der Rech­nungs­frei­ga­be bei Versicherungsmakler11 min
10Doku­men­ta­ti­on und Abla­ge, inklu­si­ve Zuord­nung von Fotos etc.14 min

SUMME: 174 Minu­ten bei Ver­si­che­rungs­schä­den und 151 Minu­ten bei „nor­ma­len“ Instand­hal­tungs­schä­den ohne Betei­li­gung von Ver­si­che­rungs­mak­ler und Versicherungsunternehmen.

Wir haben im Anschluss gemein­sam mit unse­rem Kun­den Namys­lo die Stopp­uhr in die Hand genom­men und gemes­sen, wie viel Zeit die Mit­ar­bei­ter für die oben genann­ten Pro­zes­se unter Ver­wen­dung von faci­lioo benö­ti­gen. Die Namys­lo Immo­bi­li­en­ver­wal­tung hat bis­her fast 5.000 Vor­gän­ge mit faci­lioo erfolg­reich abge­schlos­sen. Somit kann das Unter­neh­men die Zeit­ein­spa­rung durch die Ver­wal­ter Platt­form sehr gut beurteilen.

Ergeb­nis mit facilioo:

1Annah­me und Anla­ge einer Schadenmeldung1,5 min
2Beauf­tra­gung Haus­wart zur Sichtprüfung1 min
3Ange­bots­an­fra­ge bei Gewerk inkl. Erin­ne­run­gen und Rückfragen1,5 min
4Ange­bots­prü­fung16 min
5Ein­ho­lung der Ange­bots­frei­ga­be über Versicherungsmakler1 min
6Beauf­tra­gung des Gewerkes2,5 min
7Über­wa­chung des Instandsetzungsprozesses16 min
8Prü­fung und Bezah­lung der Rechnung12 min
9Ein­ho­lung der Rech­nungs­frei­ga­be bei Versicherungsmakler1 min
10Doku­men­ta­ti­on und Abla­ge, inklu­si­ve Zuord­nung von Fotos etc.auto­ma­tisch

SUMME: 52,5 Minu­ten bei Ver­si­che­rungs­schä­den und 50,5 Minu­ten bei „nor­ma­len“ Instand­hal­tungs­schä­den ohne Betei­li­gung von Ver­si­che­rungs­mak­ler und Versicherungsunternehmen.

Beim „nor­ma­len“ Instand­hal­tungs­scha­den betrug damit die Zeit­er­spar­nis im Mit­tel 67% und beim Ver­si­che­rungs­scha­den sogar 70%. Je 1.000 Wohn­ein­hei­ten ergibt das bei 70% Schä­den im Jahr und 20,00 € effek­ti­ven Per­so­nal­kos­ten pro Stun­de ein Ein­spar­po­ten­zi­al von gut 47.000 €. Da es sich bei allen Zah­len zwar um Zah­len aus Ver­wal­tungs­be­trie­ben aber den­noch um Mit­tel­wer­te han­delt, wer­den die Zah­len in Ihrem Unter­neh­men mehr oder min­der stark abwei­chen. Wir haben Ihnen daher die zugrun­de lie­gen­de Excel Lis­te bereit­ge­stellt. So las­sen sich die Wer­te mit weni­gen Ein­ga­ben auf Ihr Unter­neh­men anpas­sen und Sie kön­nen ein rea­lis­ti­sches Ein­spar­po­ten­zi­al im Bereich Schä­den berechnen.

Hier kom­men Sie zum Rechner

Wie ent­steht die hohe Zeit­er­spar­nis in den ein­zel­nen Teil-Prozessen?

  1. Annah­me und Anla­ge einer Scha­den­mel­dungfa­ci­lioo ver­bin­det die ver­schie­de­nen Betei­lig­ten über eine digi­ta­le Platt­form mit­ein­an­der und gestal­tet auf die­ser Basis die Pro­zes­se effi­zi­en­ter. Wenn der Bewoh­ner dann einen Scha­den mel­det, via E‑Mail, Kun­den­app, Mes­sen­ger, Web-For­mu­lar und einer Rei­he wei­te­re Kanä­le, wird der Scha­den auto­ma­tisch elek­tro­nisch ange­legt inklu­si­ve even­tu­el­ler Fotos, Doku­men­te, etc. Für die Prü­fung und Anla­ge eines Vor­gan­ges bedarf es nur weni­ger Maus­klicks und ent­spre­chend wenig Zeit.
  2. Beauf­tra­gung Haus­wart zur Sicht­prü­fungDer ange­leg­te Vor­gang lässt sich anschlie­ßend, eben­falls mit weni­gen Schrit­ten, an den Haus­wart sen­den, der damit alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen in sei­ner App hat. Über die­se kann er Mel­dun­gen direkt, inklu­si­ve Foto­do­ku­men­ta­tio­nen, im Vor­gangs­ver­lauf hin­ter­le­gen. Wenn gewünscht kann auch eine auto­ma­ti­sche Benach­rich­ti­gung des Haus­meis­ters fest­ge­legt werden.
  3. Ange­bots­an­fra­ge bei Gewerk inkl. Erin­ne­run­gen und Rück­fra­gen­fa­ci­lioo erlaubt es, in einem Arbeits­schritt von meh­re­ren Gewer­ken gleich­zei­tig Ange­bo­te ein­zu­ho­len und die­se Anfra­gen auch effi­zi­ent wei­ter zu verfolgen.
  4. Ange­bots­prü­fungBei der Über­prü­fung der Ange­bo­te sind erwar­tungs­ge­mäß kei­ne hohen Zeit­er­spar­nis­se zu erken­nen. Die Prü­fung muss nach wie vor mit dem nöti­gen Sach­ver­stand manu­ell begut­ach­tet wer­den. Für die Zukunft sind auto­ma­ti­sier­te Prüf­sze­na­ri­os rea­lis­tisch. Mit einem gro­ßen Ver­si­che­rer führt faci­lioo dazu aktu­ell einen Pilot­ver­such durch, bei dem die Ange­bots­prü­fung bereits erfolg­reich voll­au­to­ma­tisch läuft.
  5. Ein­ho­lung der Ange­bots­frei­ga­be bei Ver­si­che­rungs­mak­le­r­Ein­mal initi­al ange­bun­den lässt sich der Ver­si­che­rungs­mak­ler voll in den Pro­zess inte­grie­ren. Bereits bei der Anla­ge des Ver­si­che­rungs­scha­dens wird der Mak­ler auf Wunsch auto­ma­tisch benach­rich­tigt. Die Wei­ter­lei­tung des Ange­bo­tes benö­tigt im Anschluss weni­ger als eine Minute.
  6. Beauf­tra­gung des Gewer­kes­Ähn­lich schnell kann nach erfolg­ter Frei­ga­be die ent­spre­chen­de Hand­werks­fir­ma beauf­tragt wer­den. Das Hand­werks­un­ter­neh­men mit sei­nen Kon­takt­da­ten wird beim faci­lioo Set­up auto­ma­tisch aus dem Ver­wal­t­erpro­gramm ein­ge­le­sen. Im Opti­mal­fall nutzt das Hand­werks­un­ter­neh­men die faci­lioo App und emp­fängt und bear­bei­tet dar­über sei­ne Auf­trä­ge. Soll­te die­se nicht der Fall sein, sen­det faci­lioo auto­ma­ti­sier­te E‑Mails an den Betrieb. Ant­wor­ten von Sei­ten des Unter­neh­mens hin­ter­legt faci­lioo selbst­ge­steu­ert im ent­spre­chen­den Vorgang.
  7. Über­wa­chung des Instand­set­zungs­pro­zes­ses­fa­ci­lioo erstellt für die Akti­vi­tä­ten aller Betei­lig­ten einen ent­spre­chen­den Ver­laufs­ein­trag im Vor­gang. So herrscht stets Trans­pa­renz dar­über, wie der aktu­el­le Stand ist. Auf­wän­di­ge Recher­chen und Erkun­di­gun­gen wer­den so deut­lich ver­kürzt. Die digi­ta­len Updates zum Bei­spiel zur Repa­ra­tur des Scha­dens sind für den Hand­wer­ker ein­fach zu erstel­len und für den Ver­wal­ter schnell ein­zu­se­hen. Auto­ma­ti­sche Erin­ne­run­gen beim Über­schrei­ten von Fris­ten ent­las­ten den Mit­ar­bei­ter in der Ver­wal­tung und sor­gen bei Part­nern für bes­se­re Ergeb­nis­se und eine höhe­re Termintreue.
  8. Prü­fung und Bezah­lung der Rech­nun­gHier ver­hält es sich ähn­lich, wie bei der Prü­fung von Ange­bo­ten. Der Ein­satz von faci­lioo bringt einen Zeit­vor­teil, da Suche und Abla­ge ent­fällt. Die eigent­li­che Prü­fung und die kauf­män­ni­schen Pro­zes­se blei­ben manuell.
  9. Ein­ho­lung der Rech­nungs­frei­ga­be bei Ver­si­che­rungs­mak­ler­Wie beim Ange­bot lässt sich auch die Wei­ter­lei­tung und Frei­ga­be der Rech­nung sehr schnell über faci­lioo abwickeln.
  10. Doku­men­ta­ti­on und Abla­ge, inklu­si­ve Zuord­nung von Fotos etc.Da sämt­li­che Arbeits­schrit­te über die digi­ta­le Platt­form orga­ni­siert wer­den und eine beglei­ten­de Doku­men­ta­ti­on erfolgt, benö­tigt es kei­ne wei­te­re Abla­ge und Doku­men­ta­ti­on. Mit faci­lioo liegt bei Abschluss des Vor­gangs eine detail­lier­te Doku­men­ta­ti­on vor. Die­se ist jeder­zeit schnell ein­seh­bar und zum Bei­spiel als PDF- oder Excel Datei exportierbar.

In unse­rer Bro­schü­re fin­den Sie alle genann­ten Vor­tei­le noch ein­mal im Über­blick. Eben­falls erfah­ren Sie, wel­che Lösun­gen faci­lioo, über das Geschil­der­te hin­aus anbietet.

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Wir sind offen für Ihre Rück­mel­dung! Anre­gun­gen und Erfah­run­gen hel­fen bei der stä­ti­gen Wei­ter­ent­wick­lung von faci­lioo, damit Sie das bes­te Pro­dukt für Ihre Ver­wal­tung erhalten.

Schrei­ben Sie uns gern Ihr Feed­back zu Annah­men, Zah­len und Aus­wer­tun­gen in die­sem Bericht unter info@facilioo.de