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Online Eigentümerversammlungen praktisch umsetzen

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Ganz schön knifflig: Im Zuge der Corona-Pandemie stehen Hausverwalter vor der Herausforderung, einerseits Kontaktbeschränkungen einhalten und andererseits Eigentümerversammlungen einberufen zu müssen. Um das zu lösen, bieten sich digitale Formate an. Diese sind oft effizienter als konventionelle Eigentümerversammlungen und auch darauf ausgelegt, den formalen, also den seit 1. Dezember 2020 geltenden gesetzlichen Anforderungen gerecht werden zu können.

Konferenz per Bild und Ton

Um eine solche Versammlung durchführen zu können, ist ein maßgeschneidertes Video-Konferenz-Tool notwendig, das über zusätzliche Funktionen verfügt. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, die Tagesordnung, deren TOPs vom Verwalter digital erfasst und bearbeitet werden können, für Konferenzteilnehmer sichtbar darstellen zu können. Die Option der geordneten Worterteilung sorgt für einen klaren und strukturierten Ablauf – die Versammlungen verlaufen deutlich sachlicher und professioneller. Auch Abstimmungen lassen sich beschleunigen, wenn eine Berechnungsfunktion im Einsatz ist, für die im Vorfeld lediglich festgelegt werden muss, ob das Ergebnis nach Kopf‑, Wert- oder Objektstimmrecht berechnet werden soll. Die dafür erforderlichen jeweiligen Miteigentumsanteile können aus dem ERP-System übernommen werden. Anbindung an eine offene digitale Plattform Verwaltungen, die bereits eine offene digitale Plattform wie die von facilioo nutzen, arbeiten noch effizienter: Sie müssen ihre Daten nicht erneut im Video-Konferenz-Tool hinterlegen. Ohne Medienbruch wählen sie in facilioo ein Objekt aus, um es in die bereits angelegte Eigentümerliste für die Video-Konferenz zu übernehmen. Ebenso lassen sich Abstimmungsprinzipen in die Voreinstellungen der Video-Konferenz übertragen. Nach erfolgter Abstimmung können daraus direkt Vorgänge generiert werden, und alle Beteiligten erhalten automatisiert eine Push-Notification als Update zu Instandhaltungsmaßnahmen.

Hybride Veranstaltungen

Sind – so wie es das Wohnungseigentumsgesetz vorsieht – Versammlungsteilnehmer sowohl vor Ort anwesend als auch online zugeschaltet, können die im  Versammlungsraum anwesenden das Geschehen auf dem Monitor oder per Beamer-Projektion verfolgen. Für sie trägt die Versammlungsleitung abgegebene  Stimmen ins System ein und vervollständigt damit das Gesamtergebnis, das auch in der hybriden Veranstaltung automatisiert ermittelt wird. Wurden die gefassten Beschlüsse digital gefasst, lässt sich mit wenigen Klicks ein Protokoll erstellen, das automatisiert alle Tagesordnungspunkte, Abstimmungsergebnisse und weitere Daten aufnimmt. Es muss abschließend nur noch von den Parteien unterschrieben werden. Eine weitere Erleichterung, die die Gesetzesnovelle schafft, wird ebenfalls digital abgebildet: Weil die Einladung zur Versammlung seither nur noch der Textform bedarf, haben Verwaltungen mehr Möglichkeiten, mit ihren Kunden zu kommunizieren – z. B. auch per E‑Mail, SMS, Whats-App oder in Mischformen davon. Und das gilt auch für Umlaufbeschlüsse.