Online Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen prak­tisch umsetzen

Ganz schön kniff­lig: Im Zuge der Coro­na-Pan­de­mie ste­hen Haus­ver­wal­ter vor der Her­aus­for­de­rung, einer­seits Kon­takt­be­schrän­kun­gen ein­hal­ten und ande­rer­seits Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen ein­be­ru­fen zu müs­sen. Um das zu lösen, bie­ten sich digi­ta­le For­ma­te an. Die­se sind oft effi­zi­en­ter als kon­ven­tio­nel­le Eigen­tü­mer­ver­samm­lun­gen und auch dar­auf aus­ge­legt, den for­ma­len, also den seit 1. Dezem­ber 2020 gel­ten­den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen gerecht wer­den zu können.

Kon­fe­renz per Bild und Ton

Um eine sol­che Ver­samm­lung durch­füh­ren zu kön­nen, ist ein maß­ge­schnei­der­tes Video-Kon­fe­renz-Tool not­wen­dig, das über zusätz­li­che Funk­tio­nen ver­fügt. Dazu gehört zum Bei­spiel die Mög­lich­keit, die Tages­ord­nung, deren TOPs vom Ver­wal­ter digi­tal erfasst und bear­bei­tet wer­den kön­nen, für Kon­fe­renz­teil­neh­mer sicht­bar dar­stel­len zu kön­nen. Die Opti­on der geord­ne­ten Worter­tei­lung sorgt für einen kla­ren und struk­tu­rier­ten Ablauf – die Ver­samm­lun­gen ver­lau­fen deut­lich sach­li­cher und pro­fes­sio­nel­ler. Auch Abstim­mun­gen las­sen sich beschleu­ni­gen, wenn eine Berech­nungs­funk­ti­on im Ein­satz ist, für die im Vor­feld ledig­lich fest­ge­legt wer­den muss, ob das Ergeb­nis nach Kopf‑, Wert- oder Objekt­stimm­recht berech­net wer­den soll. Die dafür erfor­der­li­chen jewei­li­gen Mit­ei­gen­tums­an­tei­le kön­nen aus dem ERP-Sys­tem über­nom­men wer­den. Anbin­dung an eine offe­ne digi­ta­le Platt­form Ver­wal­tun­gen, die bereits eine offe­ne digi­ta­le Platt­form wie die von faci­lioo nut­zen, arbei­ten noch effi­zi­en­ter: Sie müs­sen ihre Daten nicht erneut im Video-Kon­fe­renz-Tool hin­ter­le­gen. Ohne Medi­en­bruch wäh­len sie in faci­lioo ein Objekt aus, um es in die bereits ange­leg­te Eigen­tü­mer­lis­te für die Video-Kon­fe­renz zu über­neh­men. Eben­so las­sen sich Abstim­mungs­prin­zi­pen in die Vor­ein­stel­lun­gen der Video-Kon­fe­renz über­tra­gen. Nach erfolg­ter Abstim­mung kön­nen dar­aus direkt Vor­gän­ge gene­riert wer­den, und alle Betei­lig­ten erhal­ten auto­ma­ti­siert eine Push-Noti­fi­ca­ti­on als Update zu Instandhaltungsmaßnahmen.

Hybri­de Veranstaltungen

Sind – so wie es das Woh­nungs­ei­gen­tums­ge­setz vor­sieht – Ver­samm­lungs­teil­neh­mer sowohl vor Ort anwe­send als auch online zuge­schal­tet, kön­nen die im  Ver­samm­lungs­raum anwe­sen­den das Gesche­hen auf dem Moni­tor oder per Bea­mer-Pro­jek­ti­on ver­fol­gen. Für sie trägt die Ver­samm­lungs­lei­tung abge­ge­be­ne  Stim­men ins Sys­tem ein und ver­voll­stän­digt damit das Gesamt­ergeb­nis, das auch in der hybri­den Ver­an­stal­tung auto­ma­ti­siert ermit­telt wird. Wur­den die gefass­ten Beschlüs­se digi­tal gefasst, lässt sich mit weni­gen Klicks ein Pro­to­koll erstel­len, das auto­ma­ti­siert alle Tages­ord­nungs­punk­te, Abstim­mungs­er­geb­nis­se und wei­te­re Daten auf­nimmt. Es muss abschlie­ßend nur noch von den Par­tei­en unter­schrie­ben wer­den. Eine wei­te­re Erleich­te­rung, die die Geset­zes­no­vel­le schafft, wird eben­falls digi­tal abge­bil­det: Weil die Ein­la­dung zur Ver­samm­lung seit­her nur noch der Text­form bedarf, haben Ver­wal­tun­gen mehr Mög­lich­kei­ten, mit ihren Kun­den zu kom­mu­ni­zie­ren – z. B. auch per E‑Mail, SMS, Whats- App oder in Misch­for­men davon. Und das gilt auch für Umlaufbeschlüsse.